Приветственное письмо новому сотруднику: шаблон письма рассылки

Как вы встречаете гостей дома? Наверняка с улыбкой и добрыми словами. Точно так же стоит встречать и новых сотрудников в вашей компании. Приветственное письмо - это как раз такое теплое "здравствуйте" для человека, который скоро начнет у вас работать.

Что такое приветственное письмо? Это просто email или сообщение в LinkedIn, который вы отправляете новому сотруднику до его первого рабочего дня. В нем вы говорите "Добро пожаловать!", рассказываете, что ему понадобится в первый день, и даете контакты человека, к которому можно обратиться с вопросами.

Представьте: Мария получила работу в компании "Солнышко". За неделю до выхода на работу она получает письмо от своего будущего руководителя Ивана:

Привет, Мария!

Мы рады, что ты скоро присоединишься к нам. Твой первый день - 15 мая, начинаем в 9:00. Приходи в синее здание по адресу ул. Цветочная, 7, тебя встретит Анна на ресепшене.

Возьми с собой паспорт и ИНН для оформления документов. У нас дружеский дресс-код, так что можешь одеться комфортно. Если возникнут вопросы, пиши мне на email или звони по телефону. До встречи!

3 причины, почему приветственное письмо необходимо каждому новому сотруднику

1. Снижает волнение перед первым днем и облегчает процесс адаптации

Помните, как вы нервничали перед первым днем на новой работе? Большинство людей волнуется: как добраться, что надеть, с кем познакомиться. Приветственное письмо снимает это напряжение. Используйте его как инструмент, дающий новому сотруднику почувствовать заботу.

Когда новый сотрудник знает, куда идти, кто его встретит и что брать с собой - уровень стресса падает в разы. Письмо от будущего руководителя действует как успокоительное, показывая: "Мы вас ждем и всё готово к вашему приходу".

2. Экономит время в первый рабочий день

Без предварительной информации первый день на работе часто превращается в бесконечные объяснения и оформление документов. Когда же сотрудник получает письмо заранее, многие формальности можно решить до начала работы. Он приходит с нужными документами, уже знаком с базовыми правилами и готов к продуктивной работе с первых часов. Это экономит время и компании, и новичку.

3. Формирует позитивное впечатление о компании

Компания, которая заботится о комфорте новых сотрудников еще до их выхода на работу, производит впечатление организованной и внимательной к людям. Такое отношение вызывает доверие и лояльность. Сотрудник думает: "Если они так тщательно подготовились к моему приходу, значит, здесь действительно ценят людей". Это первый шаг к долгосрочным отношениям и снижению текучести кадров.

Как создать приветственное письмо

С чего начать? Подумайте, чего вы хотите достичь этим письмом. Конечно, поздравить нового сотрудника - но что еще? Возможно, успокоить его волнение перед первым днем или объяснить, как найти офис?

Письмо должно быть коротким и по делу. Начните с теплого приветствия:

Дорогая Мария!

Рады приветствовать вас в команде МаркетПро! Ваш опыт работы с социальными сетями и креативный подход, которые вы продемонстрировали на собеседовании, произвели на нас большое впечатление.

Такое начало сразу показывает новому сотруднику, что вы помните о его сильных сторонах и цените именно его, а не просто заполняете вакансию.

Что включить в приветственное письмо

Простое приветственное письмо должно содержать:

1. Персональное приветствие - обращение по имени создает теплую атмосферу
2. Вашу подпись и должность - чтобы сотрудник понимал, от кого письмо
3. Дата и время начала работы - конкретная информация о первом дне
4. Адрес и способ проезда - как добраться до офиса
5. Необходимые документы - что принести с собой (паспорт, ИНН и т.д.)
6. Дресс-код - какая одежда принята в компании
7. Краткое расписание первого дня - чтобы снизить неопределенность
8. Контакты для связи - к кому обращаться с вопросами

Как представить себя в письме

Первое, что нужно сделать - поприветствовать нового члена команды. Кратко представьтесь и объясните свою роль:

Я Елена, руководитель HR-отдела. Буду координировать ваш процесс адаптации в первые недели.

Обязательно укажите рабочий телефон и email.

Добавьте персональные штрихи

Стоит ли сообщать новому сотруднику еще что-либо? Да, расскажите о неформальных моментах: где команда обычно обедает, какие кофейни рядом с офисом, какие традиции есть в коллективе. Можно упомянуть организационную схему или информацию о льготах. Такие детали помогают новичку почувствовать себя "своим" еще до первого рабочего дня.

Предоставлять ли еще какие-то дополнительные материалы, например необходимые для выполнения должностных обязанностей - решать вам.

Шаблоны приветственного письма

Шаблоны могут сделать процесс написания приветственного письма сотруднику простым и безболезненным. Вы можете менять его под себя, менять формулировку и так далее. Вот пример шаблона, который вы можете легко адаптировать:

Уважаемый [имя нового сотрудника],

Добро пожаловать в [название компании]! Мы очень рады, что вы присоединяетесь к нам. Ваши [краткий список навыков и достижений] делают вас идеальным кандидатом на должность [название должности].

Мы встречались во время собеседования, но позвольте мне представиться снова. Я [ваше имя], и я буду вашим [отношение к новому сотруднику]. Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами в процессе адаптации.

Как мы обсуждали, ваш первый рабочий день будет [дата начала] в [время начала]. Пожалуйста, принесите две копии удостоверения личности и будьте готовы заполнить документы для адаптации...

Подробный шаблон приветственного письма

Здравствуйте, [имя нового сотрудника]!

От имени всей команды [название компании] рада приветствовать вас в нашем коллективе! Мы с нетерпением ждем [дата начала], когда вы присоединитесь к нам в качестве [должность]. Ваш опыт в [область опыта] и [ключевые навыки] станут ценным вкладом в наш [отдел/команду].

О вашем первом дне:

• Дата: [день недели, число, месяц]
• Время: [время начала] - [время окончания]
• Адрес: [полный адрес офиса]
• Как добраться: [краткая инструкция по проезду/парковке]
• Вход: [куда идти по прибытии, к кому обратиться]

Что взять с собой:

• Паспорт и копию
• ИНН
• СНИЛС
• Диплом об образовании (если требуется)
• Трудовую книжку (если есть)
• Банковские реквизиты для перечисления зарплаты

Дресс-код: [описание принятой в компании одежды, например: "У нас принят корпоративный дресс-код в стиле бизнес-кэжуал. Джинсы и футболки допустимы, но спортивная одежда и шорты нежелательны. По пятницам у нас свободный стиль."]

Расписание вашего первого дня: 9:00 - 9:30: Встреча с HR, оформление документов 9:30 - 10:30: Экскурсия по офису, настройка рабочего места 10:30 - 12:00: Знакомство с командой 12:00 - 13:00: Обед (за счет компании в кафе напротив офиса) 13:00 - 15:00: Встреча с руководителем, обсуждение задач 15:00 - 17:00: Знакомство с проектами

Ваши ближайшие коллеги:

• [Имя, должность] - будет вашим наставником первые две недели
• [Имя, должность] - руководитель отдела
• [Имя, должность] - коллега, с которым вы будете работать в одной команде

График работы: [Пн-Пт, 9:00-18:00, обед с 13:00 до 14:00]. У нас есть гибкий график, который мы обсудим в ваш первый рабочий день. В офисе также есть кухня с бесплатным кофе, чаем и снеками.

Я буду вашим основным контактным лицом в первые дни. Если у вас возникнут вопросы до начала работы, пожалуйста, свяжитесь со мной:

• Телефон: [ваш номер]
• Email: [ваш email]
• Мессенджер: [ваш аккаунт]

Прилагаю к письму справочник сотрудника и расписание адаптационной программы на первый месяц.

Мы все очень рады, что вы присоединяетесь к нашей команде, и сделаем всё возможное, чтобы ваш старт был комфортным и продуктивным!

С уважением, [Ваше имя] [Ваша должность] [Название компании]

Этот шаблон можно легко адаптировать под специфику вашей компании, добавляя или убирая разделы в зависимости от ваших потребностей.

Что приложить к письму как руководитель

К приветственному письму полезно добавить готовые документы:

1. Документы для подписи - трудовой договор, соглашение о конфиденциальности, анкеты для кадровой службы
2. Памятка по первому дню - простая инструкция, что делать по прибытии
3. Карта офиса - с отметками важных мест (ваш стол, переговорные, кухня)
4. Контакты ключевых сотрудников - имена и должности будущих коллег

Когда сотрудник получит эти материалы заранее, он сможет спокойно всё изучить и заполнить. Это экономит время в первый рабочий день и показывает, что компания хорошо организована.

Одно письмо: нет и следа от "синдрома потерявшегося"

Помните своё первое утро на новой работе? Когда вы бродили по коридорам, заглядывая в каждую дверь и надеясь не вломиться случайно в кабинет генерального директора в поисках туалета? Избавьте своего нового сотрудника от этих приключений!

Нарисуйте простую карту офиса с пометками: "Твой стол", "Кофемашина (работает, когда хочет)", "Принтер (стучать по нему нежно)", "Туалет", "Запасной выход (на случай, если задание окажется слишком сложным)".

Можно снять короткое видео на телефон: "А здесь у нас кухня, где Михаил из бухгалтерии ежедневно разогревает свою рыбу в микроволновке. Рекомендуем обедать до 13:00 или после 14:00!" Такие забавные детали не только помогут сориентироваться, но и покажут, что в компании работают живые люди с чувством юмора.

Дополнительная отправка информации для любителей "почитать инструкцию перед запуском"

У вас наверняка есть справочник сотрудника - та самая толстая книжка с правилами, о которой все знают, но мало кто читает. Отправьте её новичку!

Это идеальное чтение для тех, кто любит заморочиться и изучить все детали заранее. В справочнике обычно есть ответы на важные вопросы: "Можно ли носить шорты в офис?", "Когда платят зарплату?", "Как взять отгул?" и "Что будет, если я случайно съем чужой обед из холодильника?".

Даже если новый сотрудник только пролистает справочник, он будет знать, где искать ответы, когда они понадобятся. А вы покажете, что в компании все организовано и продумано.

Помните главное

Хорошее приветственное письмо - как теплое рукопожатие перед началом долгого пути. Оно говорит: "Мы рады, что ты с нами. Мы подготовились к твоему приходу. Ты сделал правильный выбор."

В конце концов, первое впечатление сложно изменить. Так что вложите немного времени в хорошее письмо - и получите благодарного и уверенного нового коллегу.