Независимо от того, чем именно вы занимаетесь каждый день, существует одно абсолютное свойство времени, которое совершенно одинаково абсолютно для всех людей на планете: в нашем распоряжении есть ровно двадцать четыре часа. То, как вы расходуете этот ресурс, определяет ваш успех, уровень энергии и конечные результаты. Хаос в расписании приводит к тому, что важные дела вытесняются срочными мелочами. Чтобы избежать этого и научиться управлять своим временем на максимум, внедрите пять проверенных принципов.
1. Каждое воскресенье вечером наметьте план на неделю
Воскресными вечерами стоит садиться за составление списка ключевых задач на текущую неделю. Эти цели заполняют каждую неделю, помогают удерживать правильный вектор движения и поддерживать все дела на должном уровне. Возможно, долгосрочные цели не требуют сиюминутных шагов для их достижения, но они безусловно важны. Если не проявлять осторожности в данном вопросе, стратегически важные цели легко могут быть оттеснены текущей срочной рутиной.
Затем обязательно проверяется график и список дел на неделю. Вы четко видите, какое именно время уже занято под встречи и обязательства. После этого планируются конкретные задачи, которые необходимо выполнить, и заносятся в общий список.
-
Создание структуры: Главное — создать четкую структуру недели и дисциплинированно ее выполнять.
-
Предотвращение хаоса: В противном случае вы пустите все на самотек, а срочные мелкие дела будут постоянно вытеснять то, что действительно имеет ценность.
2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач
Каждый из нас привык вносить в свой рабочий график расписание встреч и деловых совещаний. Но стоит пойти еще дальше и бронировать в календаре время для выполнения конкретных рабочих задач. Например, внесите в список дел такие пункты, как «составить новое коммерческое предложение», «создать презентацию» или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».
Если вы не будете заблаговременно выделять отдельные временные слоты под выполнение этих конкретных задач, они неизбежно будут откладываться на потом и постоянно отставать по срокам. Либо вам придется постоянно прерываться на другие второстепенные дела, терять глубокую концентрацию и упускать их из виду. В результате по-настоящему важные дела так и останутся неcделанными.
3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым
Часто люди создают огромные списки дел, но при этом совершенно не выделяют нужное количество реального времени на выполнение каждой конкретной задачи. Чем это обычно оборачивается? В вашем списке всегда оказывается гораздо больше дел, чем вы физически способны сделать за день, что превращает его в обычный несбыточный список пожеланий. Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых в сумме уйдет еще восемь часов, эти пункты так и останутся стоять в листе ожидания.
Реалистичное распределение задач заставляет вас правильно расставлять приоритеты. Когда вы точно знаете, что решение данной конкретной задачи занимает не более тридцати минут, вы будете работать гораздо интенсивнее и перестанете обращаться внимание на отвлекающие факторы.
4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию
Тот гениальный человек, который изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, ежедневно пускает впустую миллионы часов других людей. На решение подавляющего большинства рабочих вопросов уходит не более тридцати минут. Многие из них можно детально обсудить всего в течение пятнадцати минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, заранее осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь этот короткий промежуток времени.
Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте стандартное часовое совещание только в том случае, если вы абсолютно уверены в том, что вам действительно нужен такой объем времени.
5. Скажите твердое нет многозадачности
Во время любого совещания — особенно если на него отведен целый час — очень трудно удержаться от выполнения сразу нескольких бессмысленных задач параллельно. Кто не занимался очисткой своего электронного ящика от накопившихся писем прямо во время важной встречи? Проблема заключается в том, что такое постоянное рассеивание внимания делает любые встречи менее продуктивными. Даже если вы делаете простые вещи, не требующие серьезной умственной активности, вы все равно отвлекаетесь от сути и становитесь менее продуктивным на весь оставшийся день.
Эффективное управление временем — это не дар свыше, а результат жесткой дисциплины, правильного планирования и отказа от хаоса. Внедряя эти пять простых привычек шаг за шагом, вы заметите, как продуктивность вырастет в разы, а стресс от постоянной нехватки времени навсегда исчезнет из вашей жизни.
