Как проводить планерки: традиционные методы и передовой опыт

Как проводить планерки

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Зачем нужна планерка
  2. Как проводить планерки
  3. Какие бывают виды планерок

Сотрудники офисов утверждают, что 43 % своего рабочего времени они теряют на бесполезных совещаниях. К сожалению, на практике большинство деловых собраний и встреч проходят без определенной темы и четкого плана, не выливаются в конкретные действия и действительно не приносят никаких результатов. Однако всё же не стоит от них отказываться. Вместо этого их следует сделать более полезными и эффективными. Из нашей статьи вы узнаете, как проводить планерки, повышающие производительность не только работников, но и руководства.

Зачем нужна планерка

Планеркой называют короткое собрание сотрудников для обсуждения текущих проблем и результатов работы. Подобные встречи проводят с целью мониторинга трудностей, возникших в деятельности компании, и контроля сложившейся ситуации. Способы решения проблем при этом обычно не обсуждаются, иначе планерка продлится гораздо дальше, а её темой станет конкретный вопрос.

Основные моменты, которые руководитель обычно разбирает совместно с сотрудниками:

  • какой объем работы выполнили вчера (за последние два дня, за прошедшую неделю), почему;
  • что и по каким причинам сделать не получилось;
  • план на сегодня (следующие два дня, будущую неделю), ожидаемые результаты.

Следует добавить, что от планерок во многом зависит то, насколько персонал организации будет лоялен. Считается, что лояльность (верность) работников формируется за счет зарплаты и других материальных благ. Конечно, все эти факторы играют важную роль. Однако настоящую верность купить невозможно. Зато её уровень вполне можно повысить с помощью планерок, ведь лояльность появляется при условии правильного общения.

Планерка

Планерки позволяют снизить разобщенность и разрушить барьеры между разными отделами организации. Благодаря им всё происходящее в компании (трудности, задачи, планы) становится ближе и понятнее для работников, а заинтересованность и мотивация людей увеличиваются. Очевидно, что сотрудник, не знающий или не понимающий своих задач на ближайшее время, показателей эффективности своей работы, а также краткосрочных и долгосрочных целей организации, вскоре утратит мотивацию. А это приведет к потере управляемости и ухудшению результатов его работы.

Но когда руководитель грамотно проводит планерку, сотрудники отлично понимают, что и почему происходит в самой компании и даже в каждом её отделе. Они разделяют или совместно решают проблемы, радуются общим достижениям. Подобные качества формируют командный дух и лояльность. А получить их можно как раз на совещании.

Как проводить планерку с подчиненными? Если вы сумеете грамотно организовать обсуждение, то сможете эффективно мотивировать и стимулировать работников организации на решение ежедневных задач и достижение нужных результатов. Планерка — это идеальный инструмент формирования командного духа, позволяющий получить обратную связь от персонала и скорректировать план нововведений. Следует добавить, что в период внедрения в компанию каких-либо изменений данное мероприятие приобретает особую важность.

Арена - Бизнес Молодость

Чтобы понять, насколько эффективно было проведено совещание, нужно оценить его результаты. Планируйте, получайте обратную связь, разрешайте спорные ситуации, собирайте или распространяйте новые сведения и т. п. Когда руководители или персонал воспринимают планерку как напрасно потраченное время, это означает, что она была неправильно и неэффективно организована.

Виды планерок по их назначению

Как провести планерку в коллективе? Может показаться, что все рабочие собрания одинаковы. Но в действительности они отличаются по своим целям и структурам проведения. Если вы будете знать их разновидности, то быстрее найдете именно тот вариант, который лучше всего подойдет вашему коллективу.

  • Время проведения

Все планерки делятся на ежемесячные, еженедельные и ежедневные.

Как правило, в организации всегда используется лишь один из перечисленных вариантов, а другие считаются ненужными. Но на самом деле следует проводить встречи разного типа. В зависимости от того, какую задачу нужно решить.

Ежедневное собрание. Организуется для мотивации работников или в случае активной деятельности. Длится не более 15 минут, обсуждения проходят кратко и по делу.

Еженедельная планёрка. Используется для подведения итогов минувшей недели и формирования планов на будущее. Её проводят около 30 минут.

Ежемесячное совещание. В ходе него оцениваются результаты работы за прошедший месяц. Длится примерно 1 час.

При необходимости длительность планерки последнего типа можно растянуть даже на 2-3 часа. Но при этом все дискуссии должны быть строго по делу.

Время проведения

Для решения насущных или срочных вопросов компании также проводят несистемные встречи. Их ещё называются внеплановыми. Длятся такие собрания совсем недолго, но они действительно важны.

  • Тема совещания

Как правильно проводить планерки? Несмотря на то, что большинство людей воспринимает любое рабочее собрание как обсуждение выполненных за конкретный период времени задач и оценку результатов достижения плана, темы совещаний могут быть разными.

Распределение задач — загрузить сотрудников заданиями на конкретный отрезок времени.

Один вопрос — разбор отдельной ситуации. Обычно для этого проводят внеплановые встречи.

Мозговой штурм — короткие планерки с участием отдельных сотрудников для создания идей в рамках определенной темы.

Информационная — привычный всем формат совещания, обсуждение текущей ситуации в организации.

Мотивационная — для стимуляции сотрудников (особенно при стрессовой работе). Отличная возможность повысить их эффективность.

Обучающая — передача знаний за короткое время. Быстро и полезно. Между такими встречами должно пройти достаточно времени для усвоения новой информации.

Основные причины неэффективности планерок

Чтобы ответить на вопрос, как правильно проводить планерки, следует знать проблемы, с которыми может столкнуться компания. Трудности могут касаться культуры принятия управленческих решений или специфики деятельности организации. В этой статье мы подробно рассмотрим 6 самых популярных проблем с совещаниями, которые испытывают фирмы любой зрелости и размера.

Неэффективность планерок

Проблема № 1. Для чего я здесь?

Многие сотрудники не понимают, зачем они посещают рабочие собрания. Они даже не знают, какие вопросы там будут обсуждаться. И получается, что люди приходят на совещания только потому, что их приводит туда напоминание в календаре.

Чаще всего эта проблема возникает в том случае, когда руководитель бездумно определяет участников, не учитывая необходимость присутствия каждого из них.

Случайные рассылки-приглашения действительно отнимают много энергии и сил у тех, чьё присутствие оказывается бессмысленным.

Проблема № 2. Деловое обсуждение или обмен сплетнями?

Возможно, вам знакомо такое двоякое чувство после совещания, когда не совсем понятно — это была важная деловая встреча или коллеги просто собрались поболтать? Если по окончании мероприятия сотрудник не понимает, о чем был разговор, какие задачи поставил руководитель и каким образом можно оценить свою работу, очевидно, что он зря потратил время.

Организатор, не знающий, как правильно проводить планерки, получает именно такой результат. Это серьёзная проблема, которая приводит к демотивации коллектива.

Проблема № 3. Неэффективные обсуждения

Иногда участники собраний просто изнывают от скуки и бессмысленных дискуссий, не дающих абсолютно никакого результата. Каждый из них думает о том, что совещание — это просто сплошная болтовня, не решающая никаких проблем. И никто не понимает, какой вообще смысл в проведении подобного мероприятия.

Том Томисон (сотрудник фирмы HalocracyOne) однажды сказал, что большинство организаций погибают не от голодания, а от несварения желудка. В данном случае к «несварению» информации относятся бесконечные обсуждения.

Проблема № 4. Уклонение от темы

Данная проблема возникает довольно часто и очень раздражает слушателей.

Чтобы понять, как правильно проводить планерки, нужно помнить, что целью любого совещания является обсуждение важных вопросов и поиск наиболее эффективных способов их решения. А значит, повестку и последовательность выступлений следует согласовывать заранее.

Главных причин уклонения от темы обсуждения всего две.

Первая — когда после озвучивания повестки или её следующего пункта участники сразу же начинают обсуждать этот вопрос. Наверняка многие считают, что именно таким образом и следует проводить планерку. Однако это совсем не так! Это неэффективный способ, который может вызвать довольно сильное раздражение.

Вторая причина ещё серьезнее. Если организатор не озвучивает всем присутствующим повестку полностью, то некоторые сотрудники непременно передвинут свои доклады в начало списка, чтобы побыстрее отчитаться. И при этом им все равно, насколько важными будут их выступления.

В результате формирование повестки начинает походить на гонку должностей и полномочий за первые позиции в списке. Это может быть даже весело, но совсем неэффективно.

Проблема № 5. Бесполезные протоколы

Лучше всего эффективность собрания определяет то, что происходит после него.

Бесполезные протоколы

Некоторые компании составляют по результатам совещания многостраничный протокол, который рассылают всем сотрудникам. Но никто его не читает. Что уж говорить о выполнении поставленных задач.

Получается, что даже когда в ходе обсуждений находится решение проблемы, это вовсе не является гарантией того, что она будет решена.

Какое разочарование испытывает руководитель, который потратил своё ценное время на то, чтобы провести собрание и отыскать подходящее решение проблемы, а на следующей встрече выяснил, что ничего не изменилось и проблему всё ещё не решили.

Что же сделать, чтобы это исправить? Как правильно проводить планерки? Прежде всего, необходимо изменить привычки и исполнительную дисциплину по окончании совещаний. А для повышения эффективности собраний следует направить силы на прояснение и определение последующих действий.

Проблема № 6. Соревнование нескольких эго

Эта проблема моментально убивает продуктивность. Она выражается по-разному, но чаще всего описывается примерно так:

«Появляется ощущение, что все участники мероприятия являются лишь зрителями очередного раунда политических дебатов между одними и теми же кандидатами».

Вне зависимости от темы проводимых планерок на них всегда выступают одни и те же люди, освещающие одни и те же вопросы и вносящие одни и те же предложения.

И что из этого выходит? У сотрудников появляется чувство незащищенности и боязнь озвучить своё мнение, так как они не желают становиться конкурентами и мишенью для нападок основных участников дебатов. В результате большинство слушателей остаются на втором плане, их не видно и не слышно. И все они зря тратят своё время на совещаниях.

Как эффективно провести ежедневную планерку

Шаг 1. Определите цель собрания

Как проводить планерки? Любой компании необходимо планировать и представлять итоги своей деятельности, а также с учетом намеченных целей разрабатывать пошаговый план их осуществления. Выберите цели, наиболее подходящие для вашей организации:

  • Поставить задачи

Очень важно планировать задачи на коллективных собраниях. Причем ежедневный план работника может включать максимум 3 задачи и 1 фокус. А лучше всего, чтобы каждый сотрудник самостоятельно намечал свои цели на день и сообщал об этом руководителю. Для того чтобы ставить реальные и выполнимые задачи, можно использовать методику SMART. Планируйте работу конкретными цифрами и визуализируйте информацию: проводите планерки в комнате с проектором или доской, на которую записывайте главные задачи. Фокус на день отмечайте маркером и акцентируйте на нем внимание во время дискуссии. Можете попросить сотрудников записать свои планы.

Поставить задачи

  • Обратная связь от персонала

Работники, столкнувшиеся с непонятной ситуацией или проблемой, далеко не всегда сообщают об этом своему руководителю. Вместо этого они обсуждают возможные решения с другими коллегами, считая недостойным обращаться к начальству. Чтобы это исправить, наладьте постоянный контакт со своими подчиненными.

Пусть они привыкнут рассказывать вам о том, что их волнует и беспокоит в процессе выполнения работы. Но чтобы всех выслушать и отреагировать должным образом, вам придется проводить отдельные собрания. Причем даже в том случае, когда проблема кажется вам малозначительной. Всегда старайтесь отыскать корень загвоздки, а не виновного. Для решения проблемы назначьте определенного человека и поставьте ему конкретные сроки.

  • Обучение и передача опыта

Все люди по-разному выполняют одни и те же обязанности. Но каждый человек в чем-то лучше остальных: с первого раза все делает без ошибок, быстрее справляется с заданием или др. Как проводить планерки с учетом данного фактора? Постарайтесь сделать так, чтобы у всех работников была возможность поделиться секретами своей эффективности в ходе обсуждения трудностей или методов выполнения рабочего плана. Подайте им пример — выступите первым с рассказом о том, какое решение вы бы выбрали. Инициируйте дискуссию, задайте участникам вопросы относительно улучшения качества выполнения той или иной работы.

Проводите совещания в игровом формате или возьмите деловой кейс. Главное, чтобы в обсуждении участвовали все. Проводите обучение — рассказывайте или повторяйте вместе со своими подчиненными акции и спецпредложения компании, преимущества товара, типичные возражения клиентов, скрипты и пр. Вовлеките в этот процесс весь коллектив. Старайтесь не повторяться и каждый день учить свой персонал чему-то новому.

  • Повышение сплоченности коллектива

Как проводить планерки, чтобы поддержать командный дух? Когда вы говорите о своей организации, всегда используйте слова «наша команда», «мы». Сообщайте своим коллегам все интересные события, произошедшие за последний день: успехи (пусть и небольшие) и новости компании. Помните, что не все читают внутреннюю почтовую рассылку (если она есть). Поэтому самые важные и интересные моменты можно еще раз озвучить на собрании.

Повышение сплоченности коллектива

Негативную информацию тоже необходимо рассказывать, ведь тогда у работников будет возможность обсудить дальнейший план действий. Также не забывайте говорить о важных для них датах (крупное событие в компании, дни рождения сотрудников, их родных и пр.).

  • Мотивация команды

Сделайте так, чтобы планерка заряжала ваш коллектив позитивом на весь предстоящий день. С этой целью:

  • Покажите, что вы верите в каждого работника. Чаще используйте фразы вроде «Я уверен», «У нас получится», «Мы можем» и др.
  • Хвалите сотрудников (решение проблемной ситуации, благодарность от клиента, хорошее качество, лучший по продажам и пр.).
  • Используйте мотивирующие слова и фразы: «Давайте покажем, на что мы способны!», «Давайте сделаем это!» и т. д.
  • Распределяя задачи, поясняйте, насколько благотворно работа каждого специалиста скажется на общих целях и задачах компании.
  • Убедите каждого сотрудника в его важности для общего дела.

Как проводить планерки по утрам? Чтобы ваши собрания были более эффективными, говорите только о хорошем. Не отчитывайте команду и не ругайте конкретных сотрудников. Обсуждайте лишь положительные моменты. Старайтесь использовать все перечисленные выше цели, но не проводите совещания для всех сразу.

Шаг 2. Разработка регламента

Когда определитесь с целями утренних собраний, подумайте о том, как лучше их проводить. Можете даже распечатать и повесить регламент в совещательном зале. Определите оптимальную длительность встреч и зафиксируйте это в правилах. Обычно 15 минут более чем достаточно для проведения эффективного совещания. Также необходимо придумать конкретный план — содержание вашего выступления на планерке.

Как проводить планерки позитивно? Сначала обязательно поприветствуйте всех присутствующих и особо отметьте кого-то из команды за успешно проделанную работу и достижения за вчерашний день. А по окончании обсуждений поздравьте сотрудников, пожелайте им приятного дня или мотивируйте на продуктивную деятельность. В начале совещания также следует сообщать о том, что было выполнено за прошедший день, и с учетом этого ставить новые задачи. А затем можно переходить к обучению или повторению пройденного материала.

Старайтесь всегда получать ответную реакцию сотрудников и общаться с ними после проведения планерки, чтобы не затягивать мероприятие. Самые трудные темы (занимающие более 2 минут) лучше выносить на отдельное собрание или поручать их решение определенному человеку.

Шаг 3. Подготовка к мероприятию

Предварительная подготовка — залог успешного проведения планерки. Выделите для этого время накануне вечером и обязательно все запишите. Убедитесь, что поставленные задачи учитывают возникшие за предыдущий день проблемы и соответствуют более долгосрочным целям. В каждом пункте запишите то, о чем собираетесь говорить: обучение, недавние события, проблемы, позитивные новости и пр.

Подготовка к мероприятию

Шаг 4. Проведение планерки

Используйте свой план. Не забудьте поприветствовать собравшихся и следите за временем. Встреча не должна затянуться более чем на 15 минут. На каждом этапе мероприятия оценивайте реакцию коллектива. Это поможет определить, что интересно вашим коллегам, а что нет.

Уберите из плана неинтересную информацию либо измените способ ее подачи.

Психология рабства

Михаил Дашкиев, сооснователь Бизнес Молодости:

«Для некоторых слово «работа» — производное от слова «раб». Такие люди неохотно проявляют инициативу и готовы выполнять только то, что прописано в должностной инструкции. Подобное мышление характерно для тех, кто выбирает удобство и безопасность. Зачем делать больше и лучше, если зарплата в любом случае придёт 10-го и 25-го?

Психология раба — это когда вы действуете только после внешнего стимула.

Причём неважно, кнут это или пряник. Отругал начальник? Или пообещал отгул за переработку? Только тогда вы начинаете шевелиться.

Плохие новости! При таком подходе к работе человек быстро становится инструментом для руководства, подавляя в себе свободу воли и творческое начало.

Причина, как правило, одна — боязнь отвечать за результат, да и за свою жизнь в целом. Вспомните, как с самого детства вы хотели свободы: не приходить домой после школы и не делать уроки, гулять с друзьями, сколько заблагорассудится. Но когда мы выросли, тут-то и стало ясно: мы жестоко обманулись! Взрослая жизнь — это ответственность за себя, которую больше не спихнуть на родителей. Прикладывать градусник к батарее нет смысла — в офис ходят даже с температурой.

Стремление отказаться от ответственности инфантильное, но продиктовано оно стрессом и тревогой, страхом неизвестности. Не самые приятные эмоции, которые психика старается попросту избегать («не вижу проблемы — нет проблемы»). Поэтому мы уходим от ответственности, предпочитая стагнацию в зоне комфорта.

Люди ошибочно думают, что сохранят свою свободу, отказавшись от ответственности.

Но, выбирая такую стратегию, мы по сути блокируем потенциал. Ни о каком развитии не может быть и речи, пока мы не отвечаем за результат.»


Выйти на новый уровень проще, чем кажется. Убедись в этом сейчас — https://start.molodost.bz


Эффективное проведение еженедельных планерок

Как проводить планерки более эффективно? Для этого следуйте двум основным правилам. Во-первых, отводите для совещания не слишком долгое время (около 30 минут). А во-вторых, во время него ведите записи. Озвученные руководителем цели обязательно должны быть зафиксированы.

Основные этапы еженедельной планерки:

Этап 1. Озвучивание целей организации

Лучше всего начинать проведение еженедельного совещания с повторения основной либо долгосрочной цели компании (к примеру, «успешная фирма с широким рынком сбыта»). А после этого уже можно оглашать задачу на более короткий период («увеличение прибыли организации в 2 раза за текущий год»).

Этап 2. Отчеты руководителей отделов о результатах прошедшей недели

Это очень важная информация. Поэтому не допускайте пустых или общих ответов вроде «мы повысили эффективность работы подразделения на 15 %». Если такая фраза прозвучит, то сразу уточните, какие именно действия были предприняты.

В случае продолжения неинформативной речи одного из руководителей организатору собрания следует прервать его и спросить прямо, есть ли у него сведения, достойные оглашения. Если нет, то слово нужно передать представителю другого отдела. Такой формат деловых встреч позволяет четко видеть итоги деятельности каждого подразделения фирмы.

Отчеты руководителей отделов

К тому же вы моментально поймете, кто из руководителей действительно прикладывает усилия, а кто лишь делает вид.

Этап 3. Постановка цели для всей организации на будущую неделю с согласия участников планерки

Пусть начальник каждого отдела расскажет о своем плане и методах его осуществления. Все задачи должны заноситься в специальный журнал. Таким образом руководители смогут договориться о взаимодействии — попросить другой отдел что-то сделать, если понадобятся совместные усилия. Подобные решения также следует фиксировать в журнале.

Этап 4. Оценка готовности сотрудников к достижению поставленной цели, объявление старта

Как правильно проводить планерки, чтобы получать положительные результаты? Представленный выше формат обязательно поможет вам добиться успеха. Ведь начальникам придется усердно трудиться для достижения высоких показателей в рамках своих отделов или же освободить свои должности для более ценных кандидатов. Грамотно проведенные собрания помогают лучше понять, кто из сотрудников действительно прилагает максимальные усилия, а кто лишь создает видимость.

Особенности проведения виртуальных планерок

В отличие от очных встреч веб-, видео- и телеконференции позволяют сэкономить время и финансы. С другой стороны, эффективность виртуальных совещаний нередко снижается из-за невнимательности участников и технических неполадок. А значит, они могут стать черной дырой для вашего времени и энергии.

Можете себе представить, как проводить планерку в полной темноте? Телеконференцию можно сравнить именно с таким мероприятием. Поэтому желательно заменять конференц-звонки на веб- или видеовстречи. Видео поможет удержать внимание участников и сделает обсуждения более живыми. Воспользуйтесь веб-приложениями, с помощью которых можно отобразить на экране презентацию или нужный документ, писать и рисовать на экране, использовать инструменты для повышения интерактивности совещания.

  • Интерактивность — главная особенность виртуальных планерок

Реальные деловые переговоры начинаются с короткого светского диалога. То же самое относится и к виртуальным встречам. Пока участники собираются, поприветствуйте их, задайте пару вопросов на нейтральную тему (к примеру, о погоде). При этом старайтесь не затягивать приветствие и вовремя перейти к делу. Как известно, современным людям присуще клиповое мышление. И если в течение 2–5 минут после начала вашей презентации не начнет происходить что-то интересное, внимание собеседников переключится на другие вещи.

Вспомните уткнувшихся в свои гаджеты менеджеров на обычных собраниях. Формально они присутствуют в зале, но реально не принимают участия в обсуждении. Эта проблема ещё больше усугубляется на виртуальных совещаниях. Ведь у участников появляется множество возможностей и поводов отвлечься от происходящего на экране — начиная с проверки электронной почты и заканчивая серфингом в Интернете.

Тогда как правильно проводить планерку? Очень важно запланировать что-то, требующее активного участия слушателей, на каждые 5–10 минут выступления. Устройте голосование, задайте закрытый или открытый вопрос всем участникам или попросите коллегу-эксперта прокомментировать некоторые пункты освещаемой темы. Призывайте к использованию чата. Благодаря комментариям участников во время выступления можно понять, какая тема действительно их интересует, а в какие моменты они испытывают технические сложности или теряют нить рассуждения. Кроме того, чат поможет вам фиксировать идеи (большинство программ позволяют распечатывать обсуждение).

Интерактивность

Использование онлайн-конференций откроет перед вами возможности, которые недоступны на очных планерках. К примеру, брейнсерфинг — все участники одновременно тестируют веб-сайт или ищут нужную информацию в Сети.

В качестве минуса виртуального общения часто отмечают дефицит личного знакомства. По-настоящему работать с людьми, которые представляют собой лишь голоса в компьютерных колонках или в телефонной трубке, довольно сложно. Поэтому ведущему следует хотя бы вывести на экран свою фотографию. А лучше всего видео. Придумайте краткое, но эффектное представление своих коллег.

  • «Вики» вместо встреч

Обычно конференц-звонки используют для еженедельных совещаний, в ходе которых обсуждается развитие проекта и вклад каждой команды или отдельных участников. Но эти звонки занимают довольно много времени. Как проводить планерки быстрее? Попробуйте хотя бы частично заменить их «проектной википедией» (онлайн-хранилище, которое позволяет знакомиться с документами и редактировать их, отмечать законченные этапы проекта, задавать друг другу вопросы и отвечать на них, обмениваться идеями и пр.). Благодаря этому ресурсу у вас будет возможность в любое время получить текущую картину бизнес-проекта. В отличие от телефонных звонков в «вики» все идеи и сведения фиксируются. А значит, вы сможете изучать и применять их в других похожих проектах.

Другой удобный формат — корпоративные блоги. С их помощью руководитель узнает мнение своих сотрудников относительно новой офисной политики или проекта рекламной кампании, не затрачивая время на организацию фокус-групп или массовых встреч.

  • Закон Мерфи

Запомните: «Все, что может сломаться, когда-нибудь непременно сломается». Не рассчитывайте на то, что техника для проведения онлайн-совещаний будет работать безупречно. В противном случае вы столкнетесь со множеством неприятных сюрпризов. Не игнорируйте возможные риски, а подготавливайтесь к ним. Прежде всего необходимо составить план профилактики технических неполадок. А затем отыскать возможности снижения ущерба на случай возникновения проблем. Для этого можете воспользоваться представленным ниже чек-листом.

Профилактика:

  • Предварительное подключение к системе.
  • Использование наиболее широкого и быстрого интернет-канала из всех имеющихся.
  • Перезагрузка компьютера перед началом встречи и закрытие всех ненужных приложений с целью уменьшения вероятности зависания.

Следуйте правилу 30/15: подключайтесь за полчаса до начала важной конференции, чтобы проверить программу. Если есть возможность, попросите своего коллегу выступить в роли тестового участника. Чаще всего этот процесс занимает не более 5 минут.

Оставшееся время можно будет со спокойной душой потратить на другие важные дела. Но если вы все же столкнетесь с техническими неполадками, то 30 минут будет вполне достаточно для того, чтобы провести настройку программы при помощи службы поддержки или предупредить участников об использовании другого канала связи.

Чтобы не тратить время планерки на технические вопросы, попросите участников подключаться за 10–15 минут до начала встречи. Это вовсе не означает, что нужно начинать раньше. Пусть они занимаются своими делами, а в назначенное время приступают к обсуждению.

Не забудьте проверить функции голосований и опросов, включения и отключения микрофонов слушателей, рабочий стол для демонстрации слайдов презентации, колонки, камеру и пр.

Подготовка

Заранее деактивируйте программы с всплывающими окнами, отключите звук на всех телефонах.

В комнате, откуда вы будете проводить презентацию, должна быть идеальная тишина.

Также проверьте подключение к Сети своего телефона или ноутбука, чтобы батарейка вдруг не села в ходе выступления.

Действия по уменьшению ущерба:

  • Что бы ни случилось, сохраняйте спокойствие и улыбайтесь.
  • Сделайте копию презентации в нужном формате и отформатируйте до такого размера, который позволит в случае необходимости послать её коллегам по электронной почте. Либо загрузите этот файл на доступный участникам внутренний сервер / файлообменник.
  • До того, как вы начнете проводить собрание, вышлите коллегам ключевую информацию: инструкции на случай проблем с подключением, контакты техподдержки, пин-коды и номера для доступа.
  • Назначьте запасного ведущего для самых важных презентаций и научите его, как правильно проводить планерки. Тогда, даже если у вас не получится выйти на связь, это сделает он.
  • Придумайте запасной план на случай чрезвычайной ситуации. Заранее обеспечьте наличие резервной линии для конференц-звонка. Узнайте имена участников в скайпе или их мобильные номера, чтобы можно было быстро всех собрать.
  • Поставьте номер техподдержки на кнопку быстрого набора в своем телефоне.
  • Создайте слайд с перечнем возможных технических проблем и способов их решения.

Инновационные подходы к проведению планерок: перенимаем опыт западных корпораций

Совещание у многих ассоциируется с непонятным и бессмысленным обсуждением каких-то вопросов, расслабленным слушанием долгих и нудных докладов в неуютном зале. В такой обстановке сотрудники не могут достаточно сосредоточиться, чтобы оценить ситуацию и выразить полезное мнение. А начальнику приходится время от времени привлекать внимание присутствующих и напоминать им тему собрания.

Инновационные подходы

Успешный лидер отличается тем, что умеет грамотно организовывать и эффективно проводить деловые встречи. Старайтесь подготовить такой регламент, который четко определит тему обсуждений и не даст возможности от нее отвлечься. Ставьте конкретные вопросы и требуйте конкретных решений. Причем не обязательно сидеть в уютных креслах, чтобы прийти к конструктивному предложению.

Сегодня очень популярны так называемые «планерки-топтушки». Их проводят в основном высокотехнологичные организации, где при решении любых вопросов предпочтение отдается инновационным подходам. Благодаря таким совещаниям топ-менеджеры избегают затянутых переговоров с широкой аудиторией, которая может и не быть включенной в сам процесс, но при этом высказывает пустые мнения.

В качестве примера приведем руководителей известной компании Atomic Object, разрабатывающей продукты программного обеспечения. Они начинают каждое утро с совещания, которое проходит стоя. Четкие вопросы и ответы, сведение к минимуму обсуждения нерабочих моментов, обязательное присутствие — всё это обеспечивает высокие результаты. Планерки «на ногах» должны длиться не более 7 минут (сотрудники получили задания и тут же пошли их выполнять). Тогда участники не успеют расслабиться. И наоборот, мобилизуются, настроятся на работу.

По словам The Wall Street Journal, подобные быстрые собрания проводились во время Первой мировой войны, когда промедление в принятии решений могло привести к ужасным последствиям. Позднее эта же практика стала применяться в бизнесе для постановки краткосрочных задач, уточнения или оперативного обмена информацией.

Наука тоже не осталась в стороне. Согласно результатам исследования американского ученого Алена Блюдорна (сотрудника Университета Миссури), планерки «на ногах» занимают на 1/3 меньше времени, а их результаты оказываются эффективнее по сравнению с собраниями, проводимыми в обычном формате.

Компания VersionOne в 2011 году опросила более 6 тысяч сотрудников разных передовых организаций. 78 % из них подтвердили наличие ежедневных коротких совещаний.

Западные предприниматели используют и другие хитрости для повышения эффективности работы персонала. К примеру, у представителя компании Facebook Марка Тонкеловитца своё мнение относительно того, как проводить планерки. Он внедрил короткие собрания за 15 минут до обеденного перерыва. По его словам, этот подход очень мотивирует сотрудников говорить кратко и по делу.

При помощи быстрых планерок вы сможете также сократить случаи опоздания работников. Просто не допускайте задержавшихся к идущему обсуждению. Им понадобится время, чтобы вникнуть в суть разговора, что замедлит общий процесс. Ян Витуцки, представитель компании Adobe Systems, приравнял временные потери из-за опозданий участников ежедневных планерок ко времени, затрачиваемому на разработку нового программного продукта. И в связи с этим ввел штраф в размере 1 доллара за каждую задержку.

А подразделение Turnstone мебельной фирмы Steelcase стало использовать в качестве сигнала для сбора песню Элвиса Пресли под названием «A Little Less Conversation» (в переводе с англ. — «поменьше болтовни»). В то же время любая организация может столкнуться с отсутствием возможности проведения «топтушек» и серьезных собраний. Тогда следует использовать мобильные устройства и организовывать обсуждения без отрыва от производства.

Обсуждения без отрыва от производства

Ранее мы уже говорили о том, как проводить планерки онлайн. Разумеется, виртуальные контакты (чат, корпоративная почта) не могут заменить реального общения. Однако в некоторых ситуациях это самый лучший выход из положения. С другой стороны, короткие совещания «на ногах» всё же считаются более эффективными по сравнению с традиционными или онлайн-собраниями.

Чтобы слушатели не скучали, старайтесь творчески подходить к проведению деловых встреч. Попробуйте сменить обстановку: это положительно повлияет на рабочий настрой. Выбирайте самые неожиданные места — уютное пространство рядом с офисом, кафе или участок улицы.

Назначьте необычное время. Например, прямо в середине рабочего дня, во время обеденного перерыва или за 30 минут до окончания работы. Подберите необычный материал или выдайте его не всем участникам, а лишь некоторым.

Обязательно напомните своим коллегам об отключении телефонов на время совещания. Только тогда они смогут сосредоточиться на решении поставленных задач. Другой вариант — сложить все гаджеты вместе. Это подчеркнет сплоченность команды. Нестандартный подход может выражаться в организации мероприятия по скайпу или в режиме конференц-связи, а не в привычном всем зале заседаний.

Подбирайте способ проведения собрания с учетом текущих задач. Очевидно, что формат игры будет неуместен для решения серьезных вопросов. Ведь в результате вы получите лишь «балаган и напрасно потратите время.

Подходящие темы для креативных совещаний, в ходе которых раскроется потенциал сотрудников, — поощрения, корпоративные мероприятия, конкурсная самодеятельность, обсуждение организационных вопросов и пр.

Необычная короткая планерка, как и любая другая встреча, должна заканчивается выражением благодарности от лица руководителя всем участникам за их присутствие и подведением итогов. Рекомендуем также фиксировать сделанные выводы, дальнейшие цели и найденное эффективное решение рабочей проблемы.

ЦЕХ - комплексная программа по созданию и развитию своего дела

Похожие статьи