Бухгалтерский аутсорсинг: риск или экономия?

Бухгалтерский аутсорсинг

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Каковы особенности бухгалтерского аутсорсинга
  2. В чем преимущества и недостатки аутсорсинга бухгалтерского учета
  3. Как выбрать фирму-аутсорсера
  4. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания

Главы организаций часто испытывают затруднения с ведением бухгалтерского учета. В законы постоянно вносят поправки, бухгалтера неправильно составляют отчеты, а иногда и вовсе внезапно увольняются. Как поступать в таких ситуациях? Что лучше – взвалить все на свои плечи или воспользоваться услугами специальной фирмы? С одной стороны, проще подписывать готовые документы и не нервничать лишний раз. С другой, решение о переходе на бухгалтерский аутсорсинг должно быть взвешенным и обдуманным, с учетом всех плюсов и минусов для компании.

Особенности аутсорсинга бухгалтерского учета

Услуги аутсорсинга появились на российском рынке не так давно, но довольно быстро приобрели популярность. Не удивительно, ведь с ростом конкуренции в сфере услуг, работ и товаров предприниматели вынуждены все больше сокращать издержки и повышать эффективность производства.

И здесь им на помощь приходит аутсорсинг, который позволяет передать некоторые бизнес-процессы другой организации. Несмотря на то, что большинство крупных российских компаний пока с недоверием относятся к таким услугам, представители среднего и малого бизнеса уже вовсю сотрудничают с аутсорсерами в области кадров, финансов и информационных технологий.

Слово «аутсорсинг» пришло к нам из английского языка (outsourcing). В буквальном смысле оно означает «использование чужих ресурсов». В российском законодательстве такого понятия пока еще нет.

Изначально бухгалтерский аутсорсинг стали использовать зарубежные предприятия, действующие на территории России, и совместные компании. Иностранцы были вынуждены это делать, так как им сложно вникать во все тонкости местного законодательства.

Аутсорсинг бухгалтерского учета

Спустя некоторое время российские предприниматели тоже стали использовать бухгалтерский аутсорсинг для ведения дел с налоговыми органами, составления годовых и промежуточных отчетов, оптимизации налоговых платежей, ведения и восстановления налогового и бухгалтерского учета. К тому же в нормах бухгалтерского законодательства не содержится никаких запретов на использование услуг сторонней специализированной организации вместо собственного штата финансовой службы.

Итак, становится понятно, что бухгалтерский аутсорсинг – это когда одна компания поручает другой специализированной фирме (либо частному специалисту) вести учет всех ее финансовых вопросов.

Но тогда появляется закономерный вопрос – а каким образом это происходит? Как правило, в любой фирме, выступающей в роли заказчика, есть штатный бухгалтер. Он ведет первичную учетную документацию, которую впоследствии передает аутсорсеру (специализированной организации или специалисту-бухгалтеру). А тот, в свою очередь, составляет и сдает отчетность, отражая в налоговом и бухгалтерском учете хозяйственные операции. Разумеется, ежедневно передавать документы не всегда бывает нецелесообразно. В особенности для тех компаний-партнеров, которые расположены в разных городах. Но при необходимости можно ежедневно пересылать копии любых бухгалтерских документов по электронной почте или факсу, а оригиналы доставлять в конце каждого месяца. Помимо этого, фирма-заказчик может еженедельно формировать пакет первичной документации и пересылать его аутсорсеру с курьером.

В том случае, когда у заказчика очень много оригинальных документов и нет никакой возможности передать их аутсорсинговой компании, исполнители-бухгалтеры могут даже сами периодически посещать офис организации-заказчика и проводить работу на месте. Но тогда этот момент обязательно следует зафиксировать в приказе по учетной политике той фирмы, которая приняла решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру.

В соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации для того, чтобы воспользоваться аутсорсингом по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовых (бухгалтерских) отчетов, необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. В нем должны быть подробно описаны права и обязанности сторон, установлены сроки выполнения обязательств, а также очень четко разграничена ответственность обеих организаций (заказчика и аутсорсера) за выполнение конкретных операций, связанных с ведением бухгалтерского учета.

Аутсорсинг бухгалтерского учета

Обратите внимание! Привлечение внештатного специалиста с целью решить проблемы компании в сфере бухгалтерского сопровождения аутсорсингом не является. В этом случае работа выполняется частным исполнителем, у которого отсутствует отлаженный механизм работы и инфраструктура, необходимая для квалифицированной поддержки взаимодействия со всеми бизнес-процессами, протекающими в организации. Поэтому, если вы рассчитываете получить больше преимуществ, эффективнее будет воспользоваться услугами профессиональной аутсорсинговой фирмы.

Как научиться распознавать и использовать возможности в бизнесе. Смотрите видео от Бизнес Молодости:

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг

  1. Экономия финансовых средств

    Если в вашем штате есть хотя бы один бухгалтер, то вы знаете, что для него необходимо создать определенные условия: приобрести и установить телефон, компьютер, специальные программы, оборудовать рабочее место и пр. В то же время у специалиста по аутсорсингу уже есть все необходимое оборудование, а также программное обеспечение. Следовательно, вам не придется тратить на него лишние деньги.

    Экономия финансовых средств

    Нанимая сотрудника в свой штат, вы обязаны выплачивать ему фиксированную заработную плату, даже если он какое-то время отсутствует (на больничном, в декрете, отпуске или др.). Более того, помимо зарплаты, вы должны регулярно уплачивать за него налоги. Предположим, что трудовой оклад главного бухгалтера вашей организации составляет 50 000 рублей. Тогда вам придется проводить отчисления в ПФР и ФСС в размере 17 000 рублей. Плюс платить подоходный налог для физических лиц — это еще 6500 рублей. Выходит, что гораздо выгоднее заплатить за бухгалтерский аутсорсинг, цена которого будет примерно такой же (50 000 рублей). Тогда вам не нужно будет уплачивать налоги за удаленного специалиста. Вместо вас этим займется та компания, в штате которой он числится сотрудником.

    Другая возможность сократить затраты — добавить аутсорсинг в список расходов фирмы (с вычетом НДС). Таким образом можно уменьшить затраты примерно на 25–30 %. По словам аутсорсинговых провайдеров, организации тратят на квалифицированных бухгалтеров в среднем $1000–2000, в то время как дистанционное бухгалтерское обслуживание им обойдется всего лишь в $300–400.

  2. Высокое качество работы

    В тех компаниях, которые специализируются на предоставлении бухгалтерских услуг, решение рутинных и сложных вопросов происходит намного быстрее, ведь все производственные процессы там уже давно отработаны и отлажены. К тому же заказчик может получить поддержку сразу нескольких специалистов-аутсорсеров: в области трудового законодательства, налогового права, юриспруденции и пр. Причем аудиторы внутреннего контроля и начальники отделов обязательно проверят и проконтролируют надлежащее качество работы сотрудников, ведущих учет.

    Высокое качество работы

    Аутсорсеры быстро реагируют на новые изменения законодательства и используют актуальные бухгалтерские и правовые программы. Это говорит о действительно высоком качестве выполняемой ими работы. А также гарантируют заказчику своевременное и правильное ведение и оформление всех отчетов. Приходящий бухгалтер редко когда может похвастаться такими возможностями. Зачастую у него даже недостаточно времени для того, чтобы качественно решить поставленные клиентом задачи.

  3. Защита от определенных рисков

    Если вы примете решение о переходе на бухгалтерский аутсорсинг, то защитой вашей фирмы будут служить положения договора, согласно которым исполнитель понесет ответственность в случае непреднамеренного нарушения им законодательства, повреждения и утраты документов, а также причинения вреда из-за своих упущений и ошибок.

    Убедитесь, что договор составлен грамотно. Он должен учитывать все нюансы взаимодействия исполнителя и заказчика. Обычно аутсорсеры и сами заинтересованы в исключении любых рисков, так как ущерб от уплаты всех штрафов и пеней, которые налагает налоговая инспекция, возмещают они.

    А когда штатный бухгалтер допускает ошибки из-за недостаточной квалификации, то уплачивать штрафы приходится его работодателю. Это также относится и к приходящему специалисту.

  4. Полная конфиденциальность

    Заключая соглашение с аутсорсером, вы фактически становитесь партнерами по бизнесу. Ведь ваши интересы совпадают, так? Поэтому подрядчики обычно также подписывают договор о том, что обязуются сохранить в тайне любую информацию, полученную в связи с исполнением соглашения, с целью избежать возможных потерь и причинения ущерба интересам клиента. При этом вы можете выбрать любой подходящий вам способ взаимодействия, наилучшим образом обеспечивающий конфиденциальность и исключающий утечку информации.

    Полная конфиденциальность

    В этом отношении приходящий бухгалтер представляет собой серьезную угрозу. Он же никак не заинтересован в развитии и процветании вашей компании. К тому же большинство таких специалистов занимаются ведением учета одновременно в нескольких организациях. Поэтому всегда существует вероятность, что он передаст важные сведения конкурентам.

    Следует отметить, что ведущие мировые компании давно оценили все плюсы бухгалтерского аутсорсинга. В особенности с точки зрения экономики. В качестве примера приведем всемирно известную организацию British Petroleum, которая еще в 2002 году заключила контракт на аутсорсинг бухгалтерии и успешно пользуется им до сих пор.

  5. Возможность выявления мошенничества

    Благодаря бухгалтерскому аутсорсингу вы сможете избежать любых махинаций и мошеннических действий со стороны своих сотрудников. Во-первых, аутсорсеры отчитываются за каждую обработку транзакций. А во-вторых, точность и качество их работы контролируется руководством. Чаще всего мошенничество встречается на средних и малых предприятиях, в которых бухгалтерский отчет ведет всего один человек. Для него не составляет труда незаметно манипулировать документами и подделывать расходы. И это может длиться годами.

    Мошенничество выявить несложно, если знать определенные предупреждающие знаки. Пользуясь услугами бухгалтерского аутсорсинга, вы получаете дополнительные пары глаз, обрабатывающих отчеты и транзакции. И таким образом расширяете внутренний контроль. Даже если вы убеждены, что полностью исключить мошенничество невозможно, согласитесь, что команда квалифицированных профессионалов с глубокими познаниями в области передовой практики бухгалтерского учета скорее обнаружит несоответствия, чем один обычный бухгалтер, и без того загруженный делами.

Арена - Бизнес Молодость

Основные минусы бухгалтерского аутсорсинга:

  1. Удаленность. Команда специалистов-аутсорсеров не будет постоянно находиться в вашем офисе, как обычные сотрудники. Поэтому вы не всегда сможете быстро получить от них нужную информацию. Хотя у аутсорсинговой организации высокого уровня наверняка есть грамотная коммуникационная политика, способная обеспечить непрерывную связь с заказчиком.
  2. Доверие. Регулярных звонков менеджеру, еженедельных и ежемесячных отчетов будет недостаточно, если вы не доверяете исполнителю.
  3. Скрытые затраты. Очень часто при использовании какой-либо платной услуги одна первоначальная задача незаметно превращается в несколько. Для заказчика это означает возникновение необходимости в дополнительных расходах, которые он изначально не учел.

Бухгалтерский аутсорсинг

К другим минусам бухгалтерского аутсорсинга следует отнести вероятные риски для организации-заказчика. Самые важные из них:

  1. Кадровый. С 1-го января 2016 года российский закон запретил заемный труд бухгалтера и значительно ограничил область использования аутстаффинга. На данный момент лишь классический бухгалтерский аутсорсинг считается легальным.
  2. Репутация. Заказчик рискует ее потерять в случае неудовлетворительно исполненного аутсорсинга.
  3. Быстрота реагирования. Иногда реакция на выявленные в бухгалтерском учете проблемы может быть запоздалой.
  4. Утечка информации. Передавая функции по учету третьему лицу, вы всегда подвергаетесь риску утраты конфиденциальности.
  5. Операционный риск. Возникает в случае недостаточной квалификации исполнителя либо если тот использует несовершенные технологии.

Тщательно выбирайте фирму, предоставляющую услуги по бухгалтерскому аутсорсингу. А также обязательно убедитесь, что в договоре учтены все детали. Это позволит вам избежать указанных выше рисков.

Как повысить эффективность бизнеса? Рассказывает эксперт:

Типы и виды бухгалтерского аутсорсинга

Как было сказано ранее, аутсорсинг может выполняться в различных сферах бизнеса. Кроме того, он бывает разных видов. Например:

  1. Процессинговый аутсорсинг – услуга, которая стала популярной благодаря своей относительно низкой стоимости. Подобный бухгалтерский аутсорсинг подходит для ИП и небольших организаций. Исполнитель составляет отчеты на основании первичных документов за конкретный период, предоставленных заказчиком. А затем отправляет декларацию контролирующим органам.
  2. Консультирование – услуга, которой часто пользуются руководители предприятий. Рекомендации первоклассных специалистов помогают улучшать деятельность отдела, даже если с бухгалтерией нет никаких проблем. С помощью такого аутсорсинга сотрудникам компании доступно разъясняется суть последних изменений в законодательстве, а также оптимизируется налогообложение.
  3. Полный аутсорсинг – полностью заменяет внутреннюю бухгалтерскую службу сотрудниками специализированной фирмы. Они не только выполняют все обязанности бухгалтеров, но и несут ответственность за качество своей работы.
  4. Полный аутсорсинг

  5. Расширенный аутсорсинг – подразумевает больше обязанностей для бухгалтеров. Компания-исполнитель составляет список тех задач, которые предстоит решать штатным сотрудникам. При этом заказчик получает все нужные ему консультации. В соглашении на оказание таких услуг, помимо стоимости, указывают также и ответственность сторон.

Давайте более подробно рассмотрим особенности процессингового аутсорсинга:

  • вся ответственность за полноту предоставленных документов, а также за содержащуюся в них информацию ложится на заказчика;
  • исполнитель бухгалтерского аутсорсинга ограничивается обработкой предоставленных ему документов и не вникает в суть хозяйственной операции;
  • представитель организации, оказывающей аутсорсинговые услуги, не проверяет, насколько корректно заполнены первичные документы;
  • аутсорсер не составляет акты сверки взаиморасчетов с контрагентами;
  • не выполняется финансовый анализ деятельности фирмы-заказчика.

В договоре на оказание услуг фиксируются все эти условия. Следует отметить, что при использовании такого типа бухгалтерского аутсорсинга нередко возникают разногласия. Дело в том, что, когда заказчик подписывает соглашение, он обычно рассчитывает избавиться от всех проблем. Однако когда налоговый орган предъявляет какие-то претензии, то ответственность несет сам заказчик. В этом случае невозможно будет доказать вину аутсорсера, так как по условиям договора в его обязанности входит лишь обработка предоставленных документов и соблюдение сроков подачи деклараций.

Претензии налогового органа

Поэтому сначала подумайте, какого именно результата вы ожидаете от сотрудничества с организацией, предоставляющей услуги по бухгалтерскому аутсорсингу. И с учетом этого выбирайте подходящий вам тип услуг. А прежде чем подписать договор, внимательно изучите все его пункты. Таким образом вы сможете избежать возможных проблем в будущем и получить максимальную выгоду от взаимодействия с аутсорсинговой фирмой.

Перечень услуг, предоставляемых компаниями-аутсорсерами:

Вид услуги

Содержание операции

Обработка и сопровождение хозяйственных операций в «1С»

Ведение расчетов с поставщиками и потенциальными клиентами

Обрабатываются первичные бухгалтерские документы; оформляется первичная документация, выставленная заказчиком или потребителем (включая акты выполненных работ, накладные, счета); обрабатываются счета-фактуры, предоставленные заказчиком и выставленные потребителем (заказчику); ежемесячно оформляются книги продаж и покупок

Ведение расчетных и кассовых операций

Оформляется первичная кассовая документация (приходные и расходные кассовые ордера); ведутся кассовые книги

Расчет зарплаты сотрудников

Подготавливаются основные сведения о сотрудниках (оформляются трудовые договоры, приказы, личные карточки); рассчитываются зарплаты; составляются расчетные, платежные ведомости и декларации для налогового органа; заполняются ежеквартальные расчеты по взносам во внебюджетные фонды, оформляется отчетность; сдается расчет налога на доходы физических лиц, финансовые отчеты по справке НДФЛ в местные налоговые органы; подготавливаются справки о доходах физических лиц; ведется персонифицированный учет в государственном Пенсионном фонде

Подготовка, оформление и сдача финансовых отчетов

Заполнение отчетов

Формируется пакет документов по финансовой отчетности

Представление отчетов

Представляется документация в ИФНС, внебюджетные фонды, статистическое управление; оказываются иные услуги, указанные в соглашении

Анализ и отслеживание задолженностей по основным контрагентам

Анализ остатков товара на складах

Анализ учета основных активов компании

Ведение финансового учета имущества

Оформляются бухгалтерские регистры, которые используются для финансового учета имущества фирмы, а также документы по инвентаризации имущества и основным финансовым обязательствам; рассчитываются амортизационные затраты по основным средствам (ОС), а также нематериальным активам, которые были переданы в эксплуатацию; ведется учет поступлений, движения и выбытия ОС

Устные консультации по налоговому (бухгалтерскому) учету

Доставка документации к заказчику и от него курьером

Обработка основных операций ВЭД

Оформление данных по итогам проведения инвентаризации

Проверка правильности сведений относительно оформления первичных финансовых документов

Прохождение проверок за отчетный период

Сортирование и систематизация основной документации

Составление калькуляции по делопроизводству

Списание ОМ по строительным работам

Внесение изменений в предыдущие периоды, сдача основных отчетов

Выезд специалиста консалтинговой фирмы-исполнителя к заказчику

Выписка первичных финансовых документов

Письменные консультации по налоговому и бухгалтерскому учету

Консультации

Даются профессиональные консультации относительно текущих вопросов, налогообложения и ведения бухгалтерского учета; представляются и защищаются интересы заказчика в судебных инстанциях и налоговых органах

Проведение обучения и предоставление инструкций для сотрудников организации-заказчика, занимающихся бухгалтерией

Усовершенствование оборота бухгалтерской документации

Оформление нужной документации для возмещения НДС

Оформление основной документации для получения банковского кредита

Составление прогноза по налоговым выплатам

Прохождение основных проверок за предыдущие периоды

Оформление отчетов в электронной форме

Подготовка и оформление финансовых отчетов по внутренним показателям

Подготовка и оформление приказов об учетной политике коммерческого предприятия

Хранение важных документов заказчика в специальных камерах

Разработка налогового плана, составление схем, подробное информирование

Оформление расчетных документов в интернет-сервисах банковского обслуживания

Решение задач по вопросам налогообложения

Разрабатывается оптимальная учетная политика для учета по налоговому обложению; рассчитываются основные налоги; подаются налоговые декларации в налоговый орган; проводятся периодические сверки с внебюджетными фондами и налоговыми организациями

За что накажут Главного бухгалтера?

Михаил Дашкиев, сооснователь Бизнес Молодости:

«Главбуха назначает руководитель компании. Ему же главбух и подчиняется. Чтобы точнее понимать его обязанности, почитайте ст.7 Закона «О бухгалтерском учёте».

Главбух вправе требовать от руководителя любые подтверждающие документы в компании. Это нужно для его прямых обязанностей по отражению в учёте деятельности организации, а также пригодится в суде, чтобы доказать твёрдость своей позиции.

Материальная ответственность главбуха устанавливается в трудовом договоре. Если докажут, что компания понесла убытки по его недосмотру или умыслу, то возместить всё в полном объёме придётся ему.

Ответственность после увольнения. При смене главбуха обязательно проводят инвентаризацию. И в течение года после увольнения руководитель может подать в суд на главбуха по фактам недостачи, разглашения коммерческой тайны или другом умышленном причинении вреда.

При банкротстве компании главбух несёт ответственность наравне с директором и владельцами. А при ликвидации отвечает перед кредиторами личным имуществом и деньгами.

Административная ответственность может дойти до ограничения права занимать должность, бывает в таких случаях:

– нарушены правила бухгалтерского учёта;

– нарушены сроки и достоверность отчётности;

– разглашена коммерческая тайна;

– систематически нарушено трудовое законодательство в отношении работников.

Уголовная ответственность наступает в таких условиях:

– крупная задолженность организации по налогам;

– главбух сознательно действовал противоправно;

– нарушения продолжаются не менее трёх лет;

– главбух действовал в личных интересах.

Если на главбуха оказывают давление насчёт сделок, которые у него вызывают сомнение по законности или экономической целесообразности, то ему лучше попросить оформить приказ или распоряжение от имени руководителя.

Если отношения с бухгалтером не оформлены трудовым договором или договором на оказание услуг, то всю ответственность несёт руководитель, ведь отчётность подписывает он.

Официально оформите отношения с бухгалтером или сторонней бухгалтерской организацией.»


Выйти на новый уровень проще, чем кажется. Убедись в этом сейчас — https://start.molodost.bz


Как правильно выбрать фирму, занимающуюся аутсорсингом, для ведения бухгалтерского учета

Чтобы правильно выбрать бизнес-партнера, следует тщательно изучить потенциальных кандидатов. К сожалению, на рынке аутсорсинга можно наткнуться на злоумышленников, ведущих паразитирующую деятельность. Сотрудничество с такими правонарушителями нередко приводит к реструктуризации хозяйственных процессов фирмы.

При выборе подрядчика, предоставляющего услуги бухгалтерского аутсорсинга, рекомендуем уточнять следующие моменты:

  • наличие возможности усовершенствования налоговых бизнес-процессов заказчика;
  • наличие современного сайта в Интернете и приличного офисного помещения, число исполнителей-профессионалов;
  • в случае необходимости представление и защита ваших интересов в налоговых органах;
  • количество действующих и запланированных к открытию отделений и филиалов;
  • гибкая модель ценообразования;
  • осуществление контроля за рабочей деятельностью специалистов компании-аутсорсера и прочие специфические моменты относительно надежности исполнителя;
  • доступ к онлайн-бухгалтерии;
  • гарантии конфиденциальности;
  • предоставление бесплатного экспресс-аудита;
  • быстрота реагирования на запросы заказчика;
  • проведение консультаций.

Наиболее важные критерии выбора компании, предоставляющей услуги по бухгалтерскому аутсорсингу:

  • Гарантии аутсорсинговой фирмы

Во-первых, в качестве гарантий высокого качества услуг исполнителя выступают имеющиеся у него соответствующие дипломы и сертификаты. Во-вторых, гарантией также является договор, который вы с ним заключите. Убедитесь, что в нем четко и подробно описаны обязательства аутсорсера, а также указаны меры наказания, которым он подвергнется, если их не выполнит.

  • Наличие тестового режима

Благодаря этой услуге вы сможете узнать степень профессионализма аутсорсинговой организации заранее. И лишь затем принять решение о заключении с ней соглашения. Очевидно, что тестовую услугу способны предоставить только те подрядчики, которые действительно уверены в своей компетенции. А значит, ее наличие – это один из важнейших критериев выбора исполнителя.

  • Репутация подрядчика

Здесь все очевидно. Вы наверняка и так понимаете, что всегда следует отдавать предпочтение компаниям, заработавшим хорошую репутацию в ходе взаимодействия с другими заказчиками.

Репутация подрядчика

Обычно они действительно отлично выполняют свои обязанности и не нарушают условия конфиденциальности.

  • Отзывы клиентов

Подробные и реальные истории о взаимодействии с разными аутсорсерами можете найти в Сети, на веб-сайтах соответствующей тематики. Но проще всего расспросить об этом тех бизнес-партнеров и клиентов, которые уже пользовались такими услугами.

7 этапов перехода на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания

Этап 1. Анализ состояния дел в организации

Для начала подумайте, действительно ли есть необходимость прибегнуть к помощи организации, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Возможно, проблема возникла вовсе не потому, что ваши бухгалтера недостаточно квалифицированы. Что, если их работа просто неправильно организована?

Анализ состояния дел в организации

Когда обязанности распределены между сотрудниками неравномерно, одни всегда перегружены работой и поэтому не успевают выполнить ее в срок. А в это время кто-то бездельничает. Также случаются ситуации, когда бумаги поступают в бухгалтерию с опозданием, и поэтому их обработка задерживается.

Этап 2. Принятие решения

Подсчитайте, что для вас будет выгоднее – оплачивать услуги по бухгалтерскому аутсорсингу или выплачивать зарплату штатному сотруднику. Рекомендуем все расчеты проводить в таблице. И лучше всего сразу выражать их в финансах, так будет нагляднее.

Прежде всего следует уточнить, что конкретно входит в пакет услуг подрядчика – проведение конкретных операций, исполнение основных задач или осуществление полного объема бухгалтерских функций. Кроме того, услуги бывают постоянные и разовые.

Вы можете отдать не все дела на аутсорсинг, а только часть из них. Но имейте в виду, что если аутсорсер будет заниматься бухгалтерией в полном объеме, то ваша экономия составит примерно 40–60 %.

Шаг 3. Выбор аутсорсера

Это очень важный шаг, но мы уже довольно подробно его разобрали, поэтому не будем здесь останавливаться. Главное, не забывайте, что успешность вашей организации напрямую зависит от профессионализма подрядчика.

Шаг 4. Составление договора на бухгалтерский аутсорсинг

Контракт об аутсорсинге основывается на стандартном соглашении об оказании услуг. Важные положения, которые следует проверять особенно внимательно:

  • список предоставляемых исполнителем услуг;
  • сроки подготовки необходимых данных и представления результатов;
  • ответственность сторон, санкции;
  • нюансы аннулирования соглашения.

Учтите, что все положения договора должны быть описаны точно и ясно, без двусмысленных фраз. Это обезопасит вас от многих проблем и ошибок в будущем, а также обеспечит высокий уровень сотрудничества.

Шаг 5. Заключение договора на бухгалтерский аутсорсинг

Срок действия соглашения о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга не регламентируется российским законодательством и устанавливается сторонами. Он зависит главным образом от поставленных заказчиком задач. Рекомендуем при составлении такого соглашения сразу указывать в нем возможность и условия дальнейшего продления (пролонгации).

Заключение договора

А еще лучше зафиксировать условия прекращения действия договора по инициативе одной из сторон до того, как истечет установленный изначально срок. Тогда нужно будет описать порядок возмещения ущерба либо оплату связанных с этим затрат. Очень важно также определиться с подходящими условиями передачи друг другу деловых сведений.

Шаг 6. Переход на новую систему работы

Оплата услуг аутсорсера – это вид управленческих расходов, который указывается в письменном соглашении. Налог на добавленную стоимость при этом не учитывают.

Если ваш штатный бухгалтер некоторое время отсутствовал и не вел бухгалтерскую документацию, сотрудники аутсорсинговой компании смогут восстановить учет. Но это условие также следует указывать в договоре.

Шаг 7. Разработка методов взаимодействия

Когда контракт будет подписан, вам останется лишь передать исполнителю все необходимые документы: о приобретении основных средств, поставках и услугах, купле-продаже, трудовые приказы и др.

Затем, по окончании отчетного периода и квартала, оформленные должным образом и подписанные документы необходимо будет передать в налоговый орган. А при получении от аутсорсера годового отчета потребуется сформировать общий реестр всех документов, переданных ему за прошедший год. Все это вы потом получите обратно вместе с описью.

Как работать с подрядчиком, чтобы избежать проблем

Даже если вы заключите грамотный контракт и будете четко соблюдать все его условия, этого все равно может быть недостаточно для плодотворного сотрудничества с фирмой, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Важную роль в любых взаимоотношениях играет человеческий фактор. Несколько рекомендаций, которые помогут вам избежать проблем с бизнес-партнером:

1. Доверяйте, но проверяйте.

Очевидно, что предприниматель готов передать свою финансовую документацию только тому подрядчику, которому он доверяет. Но доверие само по себе не совсем уместно в бизнесе. Его границы следует обозначить.

Доверяйте, но проверяйте

Как правило, перечень специалистов, которые будут вести бухгалтерию заказчика, не указывается в договоре. Тем более что в ходе работы их могут заменить. Но в случае необходимости вы можете договориться о передаче дел определенным сотрудникам. Тогда их список обязательно должен фигурировать в контракте.

Еще один важный пункт соглашения – описание способов отчетности исполнителя перед заказчиком. Советуем не слишком настаивать на строгом соблюдении этих условий, но в то же время периодически проводить проверки. Это ваше законное право – знать обо всех операциях, которые проводят с вашей документацией.

2. Пропишите в договоре ответственность.

Типовое соглашение об услугах бухгалтерского аутсорсинга предусматривает полную ответственность исполнителя за своевременность и качество выполненной им работы. Неверные расчеты, неправильно составленные отчеты, упущенные сроки — за все эти и другие нарушения подрядчик будет обязан уплатить штрафы и пени.

При этом заказчик должен вовремя и в надлежащем виде предоставлять аутсорсеру все документы, которые понадобятся ему для бухгалтерских проводок.

О степени ответственности сторон лучше сначала договориться устно, а после этого уже описывать ее в контракте. Таким образом вы повысите шансы на успешное и плодотворное сотрудничество.

3. Заранее договоритесь о сроках.

Обговорите с представителем фирмы по бухгалтерскому аутсорсингу основные моменты, касающиеся ваших выездных проверок, предоставления вам сведений о сдаче отчетов в налоговый орган, передачи друг другу документов и пр.

Убедитесь, что в договоре обозначены сроки, частота и продолжительность встреч, а также совещаний и конференц-звонков с участием аутсорсера. Чтобы сделать сотрудничество максимально продуктивным и избежать возможных конфликтов в будущем, следует изначально спланировать нюансы взаимодействия.

Относитесь к работе исполнителя с уважением. Аутсорсинговые фирмы – специалисты в своей области. Их сотрудники являются высококлассными профессионалами, годами нарабатывавшими опыт. Они внимательно следят за всеми изменениями законодательства и постоянно повышают свою квалификацию.

Высококлассные профессионалы

Каждый бизнес имеет свою специфику. Аутсорсеру, который будет выполнять ваш заказ, потребуется вникнуть в вашу. Получается, что его работа на самом деле более обширная, нежели указано в соглашении.

Продуктивное сотрудничество всегда основывается на взаимном доверии и уважении. Поэтому только от вас зависит, каким будет качество вашего взаимодействия с подрядчиком.

Техника «Чайка» от Бизнес Молодости:

Как рассчитывается стоимость бухгалтерского аутсорсинга

В сфере аутсорсинга бухгалтерских услуг цены формируются не по типичному шаблону. Иногда они устанавливаются исходя из количества сотрудников в компании заказчика. А в других случаях зависят от режима налогообложения. Самый запутанный способ расчета стоимости услуг – основывающийся на количестве обработанных первичных документов. При таком подходе нередко возникают конфликты и недопонимание сторон.

Модели ценообразования, которые встречаются чаще всего:

  1. В зависимости от режима налогообложения и формы собственности организации-заказчика. Немало аутсорсеров предпочитают рассчитывать стоимость своих услуг именно таким способом. Они составляют отдельные прайс-листы для предпринимателей и компаний. Такой подход является достаточно «прозрачным», так как заказчик может сразу понять, целесообразно ли для него использовать данные услуги.
  2. На основе оценки сложности бизнес-процесса. В этом случае фирма, предоставляющая услуги бухгалтерского аутсорсинга, рассчитывает их стоимость, учитывая степень своей вовлеченности в деятельность заказчика. Если нужно обработать большой объем документов, постоянно взаимодействовать с нанимателем, консультировать его, то размер стоимости таких услуг будет практически равен зарплате штатного бухгалтера.
  3. Фиксированная цена — наиболее комфортная и распространенная модель. Все дело в ее простоте и «прозрачности», ведь стоимость здесь напрямую зависит от требований заказчика. Например, для исполнения услуг по подготовке и сдаче отчетов в контракте указывают конкретную цену за каждый отдельный документ. Обычно у аутсорсеров имеется готовый список услуг и их стоимости. Поэтому у заказчика есть возможность заранее с ним ознакомиться, сравнить предложения разных подрядчиков и спланировать свои затраты.

Если ценообразование запутанное, то проблемы возникают и у самих аутсорсинговых организаций. Развитие данной сферы деятельности затрудняется, когда отсутствуют единые критерии оценки стоимости услуг. Большинство бизнесменов, заказывающих бухгалтерский аутсорсинг, полностью уверены, что с помощью этой недорогой услуги они сэкономят на штатном сотруднике и сократят свои расходы. Однако фирмы без утвержденных цен, рассчитывающие оплату исходя из количества операций, чаще всего неприятно удивляют указанной в договоре суммой.

Главный недостаток такого подхода для исполнителя заключается в том, что он не может заранее точно оценить свои трудозатраты. После того как сумма фиксируется в договоре, аутсорсинговые компании могут столкнуться с тем, что фактический объем работы сильно увеличился. Очевидно, что заказчик не будет рад предложению изменить условия договора. Поэтому между сторонами нередко возникают разногласия, результатом которых становится расторжение соглашения.

Во избежание подобных ситуаций некоторые подрядчики используют гибкую систему ценообразования. Они отдельно оценивают каждую услугу, а для сдачи отчетов обычно устанавливают конкретную стоимость. К заказчикам, рассчитывающим на длительное сотрудничество, такие аутсорсеры подходят индивидуально.

Сегодня в погоне за экономией многие бизнесмены прибегают к услугам бухгалтерского аутсорсинга. Но далеко не все из них понимают, что стоимость услуг подрядчика может увеличиться прямо в процессе сотрудничества с ним. Тогда заказчику придется расторгнуть контракт или отказаться от передачи части функций аутсорсеру. В последнем случае кому-то из штатных сотрудников можно доверить сбор документов и отправку платежей, а отчеты контролирующим органам отсылать почтой.

ЦЕХ - комплексная программа по созданию и развитию своего дела

Похожие статьи