Меню

Как выйти из операционки и подготовиться к масштабированию

Если ты открыл эту статью, значит ты знаешь, что такое отдыхать с семьей и с ноутбуком на коленях... Когда ты поздним вечером смотришь интересный фильм и переписываешься по работе. Когда утро начинается не с кофе, а со шквала сообщений. Дочитай эту статью до конца и узнаешь о том, как выйти из операционного управления за 3 месяца и начать жить.

Выпускник БМ Артур Потёмкин разработал теорию 4 дверей. Это 4 области, через которые предприниматель может выйти из рутинных процессов своей компании. Об этом методе мы сегодня и поговорим. Итак, вот эти двери:

Почти у каждого предпринимателя есть одна «сверхспособность», через которую он может выйти из операционки. Кто-то умеет собирать суперкоманды, другой живёт среди excel-табличек и привык все считать, третий — программист от бога, который автоматизировал даже собственных детей, четвёртого хлебом не корми — дай порисовать блок-схемы и раздать всем задачи.

У тебя есть выбор: долго выходить с помощью одной области или быстро, используя синергию всех четырёх. Например, ты можешь 5 лет прокачивать навык найма людей и выйти за счёт этого. Мы же предлагаем использовать все 4 двери и освободиться от операционки уже через 3 месяца.

Ты с нами?

Дверь 1. HR и Команда

Чтобы понять, что происходит в компании, нужно определиться с типами сотрудников. Какие они вообще бывают в природе и по какому критерию делятся. Всех сотрудников можно разделить на 4 типа:

  1. Зомби. Совершают много действий, задают много вопросов, создают вокруг себя большой кипишь и движуху. Такие люди обычно вызывают симпатию у коллег. Вот только результат от такой активности нулевой. Таких сложно и жалко увольнять. Коллектив будет выступать за него. И сам он будет сопротивляться. Выпьет много крови у компании. И если такого сотрудника уволить неправильно, весь коллектив встанет на дыбы.
  2. Плохой исполнитель. Это саботажники. Плохому исполнителю мало дать задачу — его нужно постоянно контролировать, мотивировать, проверять за ним и доделывать. Проще сделать задачу самому: быстрее, проще и дешевле. Чем ты, увы, и привык заниматься.
  3. Хороший исполнитель. Активные сотрудники, которые быстро и чётко выполняют поручения. Им можно смело делегировать задачи разной сложности. Вот только если ты отвлекся от раздачи поручений, такой сотрудник не может сидеть на месте. Он будет теребить тебя и просить задачи. Если ему не давать работу, он уволится и уйдёт туда, где есть работа.
  4. Победитель. Победители не только хорошо выполняют свои задачи. Они ещё и сами находят проблемные зоны, готовят план действий и идут улучшать. Тебе нужно лишь дать «добро». Или промолчать — победитель сам в состоянии адекватно оценить, что ему можно сделать без согласования, а что нет.

Время аналогий. Если представить футбольное поле, то камнями и шипами на нём будут зомби. Плохие исполнители будут тяжелыми мячами, наполненными песком — их проще переносить, чем катить. Хорошие исполнители, как футбольные мячи: пнёшь — полетит точно в цель. А кто такие победители? Это футболисты.

Чтобы понять кто есть кто в твоей организации, сделай табличку и протипируй каждого сотрудника по этим 4 типам. Типировать можно даже по ощущениям, просто приглядываясь к тому, кто как работает. Плохого исполнителя надо заставлять. Он постоянно оправдывается. Он найдет 100 причин, чтобы не выполнять задачу.

Хороший исполнитель быстро берёт задачи и делает. А победитель сам что-то улучшает и приходит с конкретными предложениями. Потом и сам всё делает. Зеленым выдели победителей, желтым — хороших исполнителей, красным — плохих исполнителей и зомби. «Красных» необходимо планово заменить.

Внимание: не тупо уволить, а планово заменить

Резкое сокращение «плохих» сотрудников приведёт компанию к краху. Ищи новых людей-победителей на слабые звенья и постепенно выдавливай «зомбаков».

Пример таблички по типированию сотрудников

Ты наверное спросишь: как мне найти победителей? Магнитом для таких людей служит правильно написанная вакансия. Мы называем её «рельефной». Она как кусочек пазла встраивается в сердце потенциального кандидата и он выбирает именно твою компанию, потому что, оказывается, всегда мечтал в ней работать. О том, как писать такие вакансии, мы сделаем отдельную статью. Если ты, конечно, выразишь свой интерес в комментариях к этой статье.

Кейс о том, как от смены сотрудников удвоилась выручка

Дано: компания с оборотом около 600 тысяч рублей в месяц. Внутри большинство сотрудников были плохими исполнителями. Их постепенно стали заменять «правильными» людьми. Бизнес-процессы при этом остались неизменными. В результате через 2,5 месяца выручка увеличилась на 215%. А свободное время собственников — на 70%.

Дверь 2. Учёт, показатели, финансы

Чтобы начать пользоваться этой дверью — выпиши ключевые показатели своего бизнеса по трем зонам: внешней, внутренней и финансовой:

— внешняя зона — это показатели по продажам и маркетингу;
— внутренняя зона — KPI сотрудников и выработка;
— финансовая зона — всё, что связано с финансами компании.

Дай сотрудникам четкую задачу с критериями качества. Например, задача маркетолога — это 500 целевых заявок в месяц не дороже 1000 рублей. Снабди его инструментом выполнения задачи — маркетинговым бюджетом в 500 000 рублей в месяц. Инструментами могут быть деньги, материалы, инструкции или нужные контакты.

Создай таблицу, в которую впиши показатели бизнеса и каждого сотрудника в отдельности. Теперь у тебя есть рентгеновский снимок компании. Тебе останется только заглядывать в эту табличку и контролировать показатели. Уменьшаются заявки — звони маркетологу. Просели продажи — спрашивай у коммерческого директора.

Самый простой способ контролировать показатели описан в технике «Смска». Выдели 2-3 ключевых цифры (выручка, прибыль или что-то еще), которые тебе нужно мониторить каждый день. Назначь ответственного, его задача в конце рабочего дня отправлять тебе смской эти показатели.

Пример использования техники

Как собирать 15 показателей, уделяя этому 0 минут в день?

Чтобы ежедневно собирать все показатели, найми удаленного сотрудника с какой-нибудь воркзиллы за 200-300-500 рублей в день. Его задачей будет собирать все показатели со всех сотрудников и ERP-систем в одну гугл-таблицу и писать тебе отчеты об изменениях. Написан отчёт — начислены деньги за рабочий день. Нет отчёта в конце дня — нет денег.

Дверь 3. Автоматизация

Автоматизация — это устранение лишних повторяющихся действий. Сотрудники 99,9% компаний совершают массу лишних действий в течение рабочего дня. Чтобы выяснить, сколько времени твои сотрудники тратят впустую — сделай «фотографию» рабочего дня. Она же timesheet — инструмент тайм-менеджмента, который выглядит как протокол. Найми человека, который за небольшое вознаграждение опишет действия каждого сотрудника поминутно.

Так может выглядеть день твоего сотрудника

8:50 — приезд на работу, открытие офиса
8:52 — настройка личного пространства
8:53 — общение с администрацией базы на предмет замены ламп
9:05 — возврат в кабинет
9:06 — проверка электронной почты
9:11 — отправка макета на автомобиль для согласования
9:14 — идем на производство
9:15 — помощь коллеге с компьютером
9:20 — осмотр продукции на складе, проверка задания на пошив
9:23 — помощь коллеге с ПК
9:27 — поиск нужной ткани
9:28 — звонок о том, что нужно сделать вытяжку на складе
9:30 — решение вопросов по вытяжке
9:31 — составление планов о наличии материала на складе


Q: Так под присмотром ревизора мои сотрудники будут работать лучше, чем обычно!
A: Используй поправку: из всего времени, когда они якобы занимались работой, вычти 20% и ты получишь более-менее достоверный снимок их рабочего дня.

Сделай фотографию рабочего дня каждого сотрудника. Затем ответь на 3 вопроса:
1. Какие операции занимают больше всего времени?
2. Какие операции повторяются чаще всего?
3. Какой процент времени не связан с производством конечного продукта сотрудника?

Ты увидишь, что 70% человеко-часов расходуются впустую. Администратор обзванивает 20 человек, чтобы просто перенести встречу. Это мог сделать кто-то другой. Продавец вместо звонков полдня заполнял вручную журнал, потом заполнял excel и писал письма клиентам. Что произойдет, если 10 продавцов не будут писать шаблонные письма и вручную заполнять журнал? Они будут больше звонить и увеличатся продажи. Итак, что же нужно сделать?

Правильно! Закрыть самые «дырявые» процессы!

1. Автоматизируй заполнение документов (1С либо excel+word).
2. Передай непрофильные задачи другим сотрудникам или на аутсорсинг.
3. Автоматизируй «убийц времени».

Еще раз: твоя цель — автоматизировать повторяющиеся процессы, чтобы направить внимание сотрудников на производство их конечного продукта.

Как в юридической компании сэкономили 450 часов, заказав макрос в excel за 2000 рублей?

Юридическая фирма занималась подготовкой претензий и исков. Клиенты заносились в таблицы вручную, за дублированием данных никто не следил. Договоры и претензии заполнялись каждый раз с нуля: куча цифр и дат, которые надо было считать и перепроверять. В итоге число ошибок росло в геометрической прогрессии, а юрист тратил своё время на их вылавливание, выполняя непрофильную работу.

Потом компания заказала специальную таблицу у фрилансера за 2000 рублей. Все переменные данные для договоров теперь вносились в одной вкладке и после этого автоматически расставлялись в нужных местах. Юристы больше не копались в таблицах и не писали десятки одинаковых текстов. Документы делались в 4 раза быстрее, а количество ошибок сократилось на 60%.

Дверь 4. Управление

Последняя дверь выхода из операционки — управление. В этой области мы будем настраивать работу сотрудников так, чтобы ты был задействован по-минимуму. Мы будем искать неоптимальности в работе и устранять их.

Нарисуй оргсхему своего бизнеса. Не путай желаемое с действительным — схема должна быть «как есть». Возможно, у тебя получится вот так:

Оргструктура до оптимизации

Когда схема нарисована, можно подумать о её оптимизации. Что в ней не так? Правильный ответ: всё завязано на 1 управляющего, который руководит буквально всем. Потому он перестаёт быть эффективным уже тогда, когда пришёл утром на работу. Целесообразнее снять с него некоторые точки контроля и управления:

Оргструктура после оптимизации

Рекомендуемое при этом соотношение руководителей к исполнителям — 1 к 5. Более пяти подчиненных перегружают внимание руководителя.

На таких неоптимальностях ты как собственник теряешь своё время и здоровье. Чтобы положить этому конец, опиши все бизнес-процессы на бумаге или в программе для рисования блок-схем. Подойти к каждому сотруднику и спроси: «Что ты делаешь?» Пусть опишут пошагово свою работу. После того, как закончишь описывать процессы — ищи неадекватности. Найди неоптимальные процессы и сделай их логичными.

Так выглядела оплата аренды одной торговой точки:

Пришло письмо от арендодателя о том, что нужно заплатить аренду. Старший продавец звонит исполнительному директору и оповещает его о том, что нужно заплатить. Исполнительный директор должен позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы тот отправил платёжную квитанцию. Загруженный директор забыл это сделать.

На следующий день старший продавец снова звонит исполнительному директору, чтобы узнать, заплатили ли за аренду. Выясняется, что не успели. Компания получила штраф от арендодателя.

Собственник просто составил список обязательных платежей и отдал его бухгалтеру. Так он сэкономил время двух высокооплачиваемых сотрудников и защитил себя от всех штрафных санкций за просрочку платежей.

Пример бизнес-процесса «Оплата аренды»

Секретный ингредиент

А есть ли смысл работать над бизнесом, если не решены проблемы в голове? Например, у Коли сварливая жена. В офисе он чувствует себя свободным от нее. Что бы он не внедрял — все бесполезно. Коля все равно будет торчать в офисе до 12 ночи, пока жена не уснет.

А может Коле выгодно быть в операционке?

Опыт показывает, что решение внутренних «затыков» уже приводит к сокращению времени на операционку на 30-40%. Даже без внедрения в бизнес каких-либо технологий.

Другие же проекты, где были масштабные бизнес-внедрения, но не было работы с головой собственника, заканчивались возвращением в рутину.

Операционка нужна предпринимателю, чтобы не видеть и не решать свою ключевую проблему

У тебя наверняка осталось много вопросов. Задавай их в комментариях, а мы попросим экспертов и аналитиков из команды Артура Потёмкина ответить на них максимально обширно. Также пиши о смежных темах, по которым ты хотел бы прочитать отдельную статью.

Каждый из описанных инструментов настолько прост, что легко внедряется кустарным способом. Сделанный на коленке, он даст ощутимый результат. Иди внедрять это уже сейчас.

Сохрани статью в заметки или скинь себе в мессенджер. Она ещё пригодится. Пусть эта инструкция станет твоим первым шагом к переменам. Первым шагом на пути к свободной и счастливой жизни.

Мы создали простое решение для тех, кто понимает, что таблички не работают, если в голове бардак. Это онлайн мастер-класс для собственников бизнеса и тех, кто только начинает свой путь. Он решает самую главную проблему бизнеса — убирает тараканов из головы предпринимателя.

Внизу кнопка для тех, у кого есть чувство, что «всё не так». Начни строить свою новую реальность с этого мастер-класса. После того, как ты нажмешь на кнопку, жизнь уже не будет прежней. Подумай, готов ли ты? Если готов — жми. Ждём тебя внутри:

P.S.Читай продолжение в следующей статье — HR-таблетка: методика поиска сотрудников.

Если статья была полезной, отблагодари авторов лайком!

Показать предыдущие комментарии 6
А
Анна Павленко очень полезная информация, разложенная на маленькие понятные и простые шаги. каждый день убеждаюсь все больше, что бизнес можно делать легче, мы сами многое усложняем! напишите про найм, пожалуйста! очень актуально
6 месяцев назад •
Ответить
А
Артур Potyomkin Ок, друзья!
Мы внемлем вашим просьбам и уже начинаем готовить обширную статью про то, как правильно и круто нанимать.
Сюда скинем ссылку дополнительно, поэтому подпишитесь на обновления, если здесь такое есть.
Или периодически просто заглядывайте). Инфа будет так же, как здесь разложена по полочкам и на кусочки.
6 месяцев назад •
Ответить
М
Мишакин Михаил Спасибо за статью! Прям в жилу! Жду инструкций по составлению рельефной вакансии
6 месяцев назад •
Ответить
А
Александр Фартушный отличная статья!
6 месяцев назад •
Ответить
А
Артем Зубарев отлично! жду статью о вакансиях!!!
5 месяцев назад •
Ответить
Е
Ереев Илья Очень актуально! спасибо. Ну, и было бы супер почитать про найм!
5 месяцев назад •
Ответить
Е
5 месяцев назад •
Ответить
А
Артур Potyomkin Как вы и просили, друзья!)
Готова статья по HR'у:
http://molodost.bz/article/HR_tabletka_metodika_poiska_sotrudnikov/
5 месяцев назад •
Ответить
С
С Ю Что если "сварливая жена", еще не жена, но как то у нас с ней диалог не строится, а точнее я постоянно думаю то о работе то о хобби (инфо сайт) и постоянно занят первым и вторым, еще и ролики БМ смотрю, а подруге мало времени уделяю. Можно ли сделать вывод что в бизнесе не будет успеха если не будет удовлетворена подруга?
5 месяцев назад •
Ответить
А
Артур Potyomkin С Ю, не понял ваш вопрос))
Вывод такой сделать нельзя, имхо.
5 месяцев назад •
Ответить
В
Вадим Романов Отлично
2 месяца назад •
Ответить
Похожие статьи