Меню

Как выбраться из хаоса? 10 шагов от бардака к системе

День и ночь мало чем отличаются друг от друга, у вас дёргается глаз, и вы не уверены, что когда-нибудь позволите себе поехать в отпуск? Все важные и второстепенные рабочие вопросы вы решаете в одиночку: сами встречаетесь с инвесторами и сами моете пол в офисе.

За бардак в бизнесе нам всегда приходится расплачиваться собственной энергией и здоровьем. Рано или поздно рабочий хаос распространяется на режим сна, питание, общение с близкими. Даже если вы не страдаете бессонницей и пока успеваете поесть три раза в день, но чувствуете, что вас просто всё задолбало — это тоже повод задуматься.

Если работа вгоняет в стресс и вся жизнь больше не в радость, пора выбираться из этого бардака и подумать, как перестроить бизнес так, чтобы не он управлял вами, а вы — им.

Шаг 1: Признайтесь, что вы устали

Наши ресурсы конечны: мы не всегда одинаково внимательны, иногда устаём и опаздываем, в конце концов, у нас всего лишь 24 часа в сутках. А значит, пока каждую задачу решаем мы лично, результат напрямую зависит от того, сколько информации умещается у нас в голове и сколько у нас есть сил.

Когда все процессы завязаны на вас, рано или поздно из драйва вы превращаетесь в тормоз. Вы физически не сможете встречаться с бесконечным количеством клиентов. Если у вас на встречу уходит полдня, значит, есть и предел возможных встреч. Здесь и находится предел роста вашего бизнеса.

Многие люди, ощутив усталость, просто уходят из бизнеса. Но прежде чем принимать окончательное решение, подумайте.

Вы действительно устали от бизнеса? Или вы просто устали от своей роли, потому что интеллектуально и эмоционально её переросли?

У каждого человека есть своя истинная функция — то дело, которое позволяет нам максимально реализовать потенциал. Если ваша главная рабочая задача — варить кофе для клиентов, и при этом вы чувствуете себя абсолютно счастливым, эта статья не про вас. Но если вас бесят ваши повседневные обязанности, то это верный признак того, что пришло время выходить из текущей рутины.

Шаг 2: Клонируйте свой мозг

Системный подход — победитель рутины, который помогает увеличить вашу «пропускную способность» в разы. «Бизнес может развиваться сложением, умножением и возведением в степень», — сказал бизнесмен и разработчик уникального подхода в области восстановительной медицины Доктор Блюм.

Если неважно, кто из сотрудников встречается с клиентами, потому что результат будет одинаково хорош, то этот результат можно повторить бесконечное количество раз. Именно таким образом ваш бизнес и можно возвести в степень. Для этого и нужна система — чтобы выйти из рутинных процессов, которые обуславливают текущий масштаб и уровень дохода компании.

Не всякая системность означает, что за вас всё делают компьютеры. Но любая систематизация — это клонирование собственника и масштабирование его мозгов. Это то, что всегда будет давать стабильный и предсказуемый результат.

У системы нет плохого самочувствия, похмелья, пропущенных звонков и просроченных дедлайнов. Даже если в рамках системы работают живые люди, она учитывает любые сбои.


Шаг 3: Смотрите иначе

После того как вы осознали причины, меняйте взгляд на принципы развития бизнеса. Отбросьте мысль о том, что система нужна только крупному бизнесу. Ровно наоборот! Ваш бизнес не станет крупным, пока вы не внедрите системный подход.

Что же такое система? Примеров вокруг множество, начиная от автоматизированных SMS-рассылок клиентам спортзала и заканчивая системой мотивации и поощрения сотрудников. Любая панель мониторинга и любой рейтинг — тоже система.

Давайте посмотрим, как систематизация сыграла первостепенную роль, на реальных примерах. Основатель российского стартапа Roistat, Герман Гаврилов, фактически изобрёл то, чего ему самому не хватало: систему сквозной аналитики, которая соединяет данные по рекламным расходам из любых рекламных источников с данными из CRM-системы. Рассказывает сам Герман.

«Я до конца не понимал, куда трачу деньги и какие рекламные источники, ключевые слова, объявления максимально эффективны. CRM-системы, системы аналитики и таблицы Excel не помогали — данные не сходились между собой. Например, настроенный Google Analytics показывал выручку в 5 раз больше, чем было по факту.

Я перепробовал все решения, которые были на рынке, но они не показывали точную статистику. Поэтому пришлось самому создать такую систему. За 2–3 недели я сделал прототип, который связывал данные по реальным продажам из 1C и CRM-системы с данными из рекламных источников Яндекс.Директ и Google AdWords».

Герман Гаврилов не ориентировался на интуицию, предчувствия и мнения окружающих. Создав систему, он стал ориентироваться только на цифры. Систематизировав рабочие процессы, вы сможете наблюдать в реальном времени, как функционирует ваш бизнес. Действия станут точнее, и вам больше не нужно будет отвечать на вопрос «что у нас происходит?»: каждый сотрудник сможет своими глазами посмотреть, как идут дела.

Не стоит пугаться и думать, что для систематизации нужно быть программистом. Система — это в первую очередь подход и способ мышления. Любое системное действие может быть реализовано на обычной доске маркером, и автоматизировать можно всё — от производственных процессов до научных исследований. Даже если вы не владеете Excel.

Шаг 4: Платите другим

Посчитайте, сколько стоит час вашей работы. Поделите выручку на количество реальных рабочих часов.

Допустим, вы думаете: стоит ли нанимать грузчиков для перевозки мебели из одного офиса в другой или лучше сделать это самостоятельно? Если ваш час стоит дороже, чем час грузчика (или любая функция, за которую вы можете заплатить), — заплатите грузчику и потратьте своё время на что-нибудь ещё.

Шаг 5: Делегируйте

Систему стоит внедрять именно в той области бизнеса, где, по вашим ощущениям, вы могли бы заплатить гипотетическим грузчикам. Поэтому первый вопрос, который стоит себе задать:

Есть ли в моей ежедневной рутине какие-то дела, которые кто-то мог бы делать вместо меня?


Ловите повторяющиеся, рутинные процессы. Каждый раз, совершая какое-либо действие, спрашивайте себя: это разовая история или я делаю это каждый день? Выпишите ТОП—3 повторяющихся процессов, на которые уходят ваше время и внимание, и начните думать над их оптимизацией.

Любая компания — это набор подсистем. Каждая область может быть превращена в подсистему. Вместо того чтобы лично ругаться с сотрудниками из-за опозданий, вы можете ввести зарплатные действия: платить сотрудникам проценты от продаж и прибыли за назначенные встречи, за проверенные звонки, за сделанный продукт, за исправленные ошибки.

Шаг 6: Ограничьте хаос

Нет смысла избавляться от всего хаоса сразу. Это и не нужно: в ограниченных дозах хаос бывает полезен и помогает найти нетривиальные решения проблем. В хаосе хорошо чувствуют себя талантливые и креативные люди. Именно они и придумают основу системы, которую затем упорядочат профессионалы. Так что не стремитесь исправить всё сразу. Выявите основные повторяющиеся процессы, выберите только одну область и попробуйте привести её в порядок.

Это может быть что угодно — выкладка товаров, сайт, маркетинг. Берите любую подсистему, в первую очередь обращая внимание на то, что больше всего мешает или что проще всего изменить. Выбрав область, настройтесь на то, что вам нужно отвязать вашу команду от своей личности и своих мозгов и придумать, как оптимизировать этот повторяющийся процесс.

Шаг 7: Придумайте правила

Система спасёт вас от необходимости каждый раз в случае проблемы заново изобретать «затычки» — временные решения, которые не будут эффективны в долгосрочной перспективе. Примеров «затычек» в бизнесе множество: скидки и бонусы в качестве извинений, замена товара из-за брака вместо контроля качества, зарплата «на глазок» вместо продуманной системы мотивации. Именно в этих больных местах стоит искать системные решения.

Перестаньте работать на кратковременный результат и переключитесь на долгосрочные системные решения.

В сети автотехцентров «Вилгуд» Шерзода и Барно Турсуновых автоматизирован каждый шаг любого из сотрудников. Смотрите, как они этого добились.

Чтобы понять, как именно систематизировать повторяющиеся процессы, нужно выбрать наиболее эффективный путь решения проблемы.

Сделать хорошо. Потом запомнить, что именно вы сделали. Повторить. И только после этого создавать из этого правило или систему.


Начиная систематизацию, постарайтесь максимально разделять функции сотрудников. Тогда на обучение новых специалистов у вас будет уходить значительно меньше времени. Вам будет легче искать людей, а людям будет проще — они будут чётко понимать, что делать. Регламентируйте правила обучения — описывайте все процессы на бумаге! Так у всех сотрудников гарантированно будет один и тот же набор знаний.

Шаг 8: Повторяйте раз в неделю

У вас никогда не будет долгих зимних вечеров перед камином, чтобы распланировать светлое системное будущее. Если вам и так не хватает времени, выделите всего один день в неделю, в который вы будете думать над тем, как можно оптимизировать ваш бизнес. Только один. Например, четверг.

Ямы — это нормально
Сначала вы наверняка провалитесь в управленческую яму — доходы временно упадут, качество работы и доверие сотрудников снизятся, вы потеряете клиентов. Возможно, про вас будут говорить, что вы плохой руководитель, ничего не хотите делать и поэтому всё это затеяли. НО:

Любая система действительно отторгает всё, без чего можно обойтись.


Вполне возможно, что в ходе изменений некоторых сотрудников придётся уволить, однако помните, что вы работаете на долгосрочный результат и чем-то необходимо пожертвовать.

Шаг 9: Не делайте этого!

Хороший чекпойнт — это получить тот же результат и финансовую отдачу без вашего физического присутствия. Если раньше вы зарабатывали миллион, каждый день отмечая в записной книжке, с кем из клиентов и когда вы созвонились, то теперь вам нужно заработать миллион, доверив этот учёт системе.

Миллион, заработанный с вашим участием, и миллион, заработанный без вас, — это два разных миллиона.


Второй вариант будет признаком работающей системы: процесс автоматизирован и он предсказуемо приносит стабильный результат.

Вот ещё несколько признаков того, что система работает успешно.

5 признаков того, что система работает:

  • Вы не работаете своими руками.
  • Есть ответственный за процесс (и это не вы).
  • Есть описанные технология и алгоритм (текст).
  • Есть KPI — цифровые показатели, по которым каждый сотрудник может понять, как идут дела.
  • Есть мотивационные стимулы у сотрудников.
Шаг 10: Не останавливайтесь!

Систематизировав одну область, беритесь за следующую. Вскоре вы поймёте, что пределов роста вашего бизнеса просто не существует. Ищите бардак, чтобы победить его и стать ещё сильнее!


На программе МЗС Интенсив мы расскажем, как превратить бизнес в работающую систему. У вас есть два насыщенных дня, чтобы освоить восемь ключевых тем: упаковка, трафик, конверсия, система, масштабирование, цели, сила и точность, управление. Старт — 13 апреля.

Понравилась статья? Жмите ♥ и поделитесь с друзьями

А
5 месяцев назад •
Ответить
Б
5 месяцев назад •
Ответить
О
5 месяцев назад •
Ответить
Э
5 месяцев назад •
Ответить
Ю
4 месяца назад •
Ответить
Похожие статьи